Sistemas y procedimientos caso Walnut furniture

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En el proceso de informes de ventas e inventario se presenta una acumulación de datos de ventas por productos y clientes.

El control de los inventarios en relación a las existencias de mercancías se realiza una actualización cada diez, veinte y treinta días lo que resulta un procedimiento inútil hoy en día ya que las existencias deben mantenerse actualizadas día a día para poder hacer la solicitud de compra o abastecimiento de mercancía a almacén en caso de ser necesario y así poder cumplir con los pedidos realizados por clientes.

6: Prepare una gráfica de proceso de la operación de facturación.

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7: prepare una gráfica de distribución del trabajo en relación a la función de cuentas por pagar, explique porque puede ser útil una gráfica así en el análisis de dicha función.

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8: trace un programa de medición del trabajo dentro de la función de facturación al cliente. Especifique objetivos, procedimientos para establecer y operar el programa, formas necesarias y clase de información que necesitaría usted reunir. ¿Si fuese usted el responsable de la facturación, adoptaría dicho programa? ¿por qué? y ¿Por qué no?

Actividad

Indicador

Descripción de la actividad

Evaluación

Áreas de oportunidad

Clasificación de los pedidos alfabéticamente.

Dpto. de crédito revisa si el solicitante está en cuentas morosas

Si no se encontraba en cuentas morosas se pasa al encargado de inventario

Se revisa el saldo de las existencias de dicha mercancías

El facturista empata la tarjeta con el producto

Se calcula lo correspondiente al impuesto, descuentos y el total

9: ¿Por qué seria facturación el punto lógico para llevar a cabo el programa de muestreo del trabajo? ¿Qué esperaría usted llegar a saber? Explique la clase de muestreo que utilizaría ¿Cuál es el factor crítico en un muestreo de trabajo?

Es importante ya que es el proceso de facturación se encuentran involucrados varios departamentos de la empresa que intervienen en diferentes fases de la facturación, desde la labor de venta en el departamento de ventas, la creación del pedido de mercancía por parte del cliente, la clasificación de la requisición por parte del facturista, análisis del cliente y su historial crediticio por parte del departamento de crédito, se involucra también el área de almacén en el que se surte la mercancía solicitada.

Se espera obtener información acerca del proceso y sistema que se utiliza en conjunto durante todo el proceso y como los departamentos cumplen con sus actividades y sobre como esto contribuye al correcto funcionamiento del sistema en conjunto.

Se tomaran muestras aleatorias del proceso completo, desde la labor de venta, clasificación, análisis de créditos, surtido de mercancía, facturación y embarque ya sea especial o normal, se espera poder evaluar la eficiencia y eficacia que se tiene con este sistema y determinar si es adecuado seguir utilizándolo o si es necesario cambiar parte o todo el sistema.

La necesidad de un muestreo es la recopilación de información necesaria que ayude en la toma de decisiones y sirva como punto de partida para la creación de un sistema y procedimiento mejor o para adecuar el que se está utilizando.

12: proyecte un plan para la aplicación de sus propuestas de sistemas. Incluya en el mismo factores tales como, secuencia de implantación, control de datos y técnicas de conversión.

Se propone una serie de propuestas en base a cada problema detectado:

Para el problema de la mala distribución del personal en las áreas se propone integrar en el organigrama como parte importante, un departamento de sistemas y procedimientos el cual se encargara de realizar una selección basándose en aptitudes y actitudes del personal para la correcta dispersión de la misma tomando en cuenta el nuevo organigrama.

La problemática con la condonación de deuda en el supuesto que falte la diferencia de un dólar mediante la aplicación de un sistema de información de datos personales de los clientes para llevar un control de historial crediticio además de puntualidad entre otras cosas la condonación de esa deuda que se menciona se puede reducir a clientes que tengan un historial muy bueno.

La burocracia en el papeleo: actualmente el sistema dentro de esta organización es un problema, la cadena de trabajo se hace demasiado largo lo que a la vez se traduce en lenta, lo que se propone para darle solución a una problemática como esta es dejar de lado los procesos manuales, o en su mayoría, actualmente en las organizaciones la mayoría de los procesos se realiza en medios electrónicos y únicamente se recurre al papeleo para cuestiones de soporte al software, el utilizar requisiciones, autorizar las mismas, revisar estados de crédito y aprobar las ordenes de surtido de mercancía y realizar el embarque puede hacerse en menos tiempo con la ayuda de la tecnología, la implementación de esto debe realizarse de la siguiente manera:

- Compra de equipo de cómputo y software.

- Capacitación al personal en nuevas tecnologías

- Asignación de equipos de trabajo y distribución de las actividades.

- Utilizar un periodo de adaptación al equipo.

- Retroalimentación.

- Capacitación continúa.

Otro de los problemas a solucionar es la acumulación de papeles de trabajo en el proceso de informes de ventas e inventario se presenta una acumulación de datos de ventas por productos y clientes así como la actualización de los reportes del inventario ya que estos no se encuentran actualizados diariamente sino que realiza cada