Caso de estudio: Sistemas de información

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¿Qué problemas ayudan a solucionar a las empresas los sistemas automatizados de elaboración de informes de gastos?

En este caso en particular tenemos:

- Mejora en el tiempo de procesamiento de la información, con el cual se pagaron los reembolsos en días y no en semanas.

- Reducción de gastos en recursos humanos, prescindiendo de un 75% de la fuerza laboral encargada de procesar los documentos.

- Automatización de procesos con un solo clic, en el caso de los gerentes para aprobar los informes.

- Se mejora la productividad, ya que la información está disponible a medida que el ejecutivo o viajante realizan una transacción esta se refleja automáticamente en la base de datos del sistema

- Baja de abusos generalizados del sistema al tener informe detallado de los gastos que se sales de las reglas internas de la empresa, enfatizando el tope máximo por gastos, numero de ítems, etc.

- Hacer cumplir las reglas gubernamentales en cuanto a numero de boletos de avión por persona, alimentos, reservaciones de alojamiento, etc.

- Utilizar los convenios y negociaciones con proveedores de forma adecuada.

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¿De qué manera agregan valor a las empresas que los utilizan?

El valor que entrega el software es poder gestionar de forma rápida y eficaz los procesos de aprobación y auditoria de gastos de viajes, con lo cual bajan los costos de procesado de documentos, maximizando la rentabilidad de la empresa y los recursos humanos.

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Compare el proceso manual de MarketStar para la elaboración de informes de gastos y entretenimiento con su nuevo proceso basado en el software Concur Expense Service. Diagrame ambos procesos.

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¿Qué aspectos de administración, organización y tecnología enfrentó MarketStar cuando adoptó Concur Expense Service?

En la organización: al implementar el software fue necesario prescindir de muchos auditores del departamento contable ya que no eran necesarios, disminuyendo así el personal y mucho dinero en honorarios.

En protocolos: Cambio de protocolo sobre cómo debía ser entregada la información a la empresa, antes en papel y formularios físicos, ahora en formularios electrónicos en la web accesibles con cualquier dispositivo que soportara la navegación por internet, ya que es multiplataforma al ser basado en la web.

En la administración: la administración y la toma de decisiones basadas en los informes se hace mucho más rápido ya que los datos están en forma consistente, fidedignos y en tiempo real.

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​ ¿Hay alguna desventaja al utilizar sistemas computarizados de procesamiento de gastos? Explique su respuesta.

Al utilizar sistemas informáticos basados en la web, se corre el riesgo de sufrir ataques y robos de datos sensibles, ya que la seguridad de los sistemas no es infalible ya que están basados en servidores, otro de los impedimentos de una red global es la caída de sistemas en apagones de luz, o caídas del servicio de hosting si no se tiene servidores espejo. Además desde el punto de vista de la fuerza laboral, se temen los despidos durante la agregación de módulos que automaticen el trabajo que ellos hacen.

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MIS en Accion

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¿Qué tipo de servicios ofrece Concur Technologies a las empresas? ¿Qué clase de empresas se podrían beneficiar al utilizar su software?

- [pic 5]Concur Expense: Concur proporciona visibilidad completa de los gastos y la capacidad de asegurar el cumplimiento de políticas y regulaciones. Además, todo es sin papel—por lo tanto, puede descartar las hojas de cálculo y los molestos recibos.

- [pic 6]Concur Travel : proporciona visibilidad completa de los gastos y la capacidad de asegurar el cumplimiento de políticas y regulaciones. Además, todo es sin papel—por lo tanto, puede descartar las hojas de cálculo y los molestos recibos.

- [pic 7]Concur Invoice: Con Concur, los tediosos procesos de aprobación y pagos son cosa del pasado—sin importar cuál sistema esté utilizando en la actualidad. Nuestra solución también proporciona información completa de los gastos.

- [pic 8]Concur Mobile: La aplicación móvil gratuita de Concur opera con nuestra solución basada en Web y por lo tanto, usted podrá administrar su viaje de negocios desde cualquier lugar. También podrá tener tranquilidad sabiendo que Concur brinda seguridad de clase mundial.

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¿Qué clase de empresas de podrían beneficiar al utilizar su software?

Toda empresa que tenga muchos trabajadores y muchos viajes de negocios y entretención para ellos, optimizará recursos humanos, gastos de operación y se podrán tomar decisiones rápidas y con la mayor información con respecto a donde la empresa puede ahorrar dinero o ver eventuales violaciones de confianza por abusos en el sistema.

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Compare los servicios de concur con los de otros proveedores de administración de gastos de viaje, como american express los gastos de viaje y entretenimientos de su empresa.

Concur es una herramienta especializada en el control de gastos en cuanto a materias de viajes de negocios se refiere, aunque también en viajes de entretenimiento, tiene multiples modulos como por ejemplo:

- Busca viajes a un menor costo.

- Automatiza el tema de rellenar un formulario en cada transacción

- Soporte para tarjeta de crédito empresarial

- Integración y sincronización inmediata en la base de datos para consulta

- Reduce los tiempos de auditoria de forma abismal

- Reduce el tiempo de reembolsos.

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