Tema: Tecnicas secretariales

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CAPÍTULO VIII

ASPECTOS POSITIVOS A CULTIVAR Y ASPECTOS NEGATIVOS A EVITARSE.

CAPÍTULO IX

MANEJO DE DOCUMENTOS PRIVADOS CON SEGURIDAD Y RESERVA

CAPITULO X

PERFIL PSICOLÓGICO Y PRINCIPIOS ÉTICOS DE LA SECRETARIA EN SU DESENVOLVIMIENTO.

CAPITULO XI

LAS VISITAS: CONDUCE CON INTERÉS Y DELICADEZA. INTERRELACIÓN CON CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS.

RECIBIMIENTO DEL VISITANTE: AVERIGUAR EL ASUNTO DE VISITA, CON CITA PREVIA, JEFE RECIBIRÁ AUNQUE NO TENGA CITA, VISITANTE QUE NO DESEA VER EL JEFE, VISITANTE AMIGO DEL JEFE, CUANDO ES EMPLEADO DE LA EMPRESA, CÓMO INTERRUMPIR EN CONFERENCIA

CAPITULO XII

RECUPERACIÓN DE CAPACIDADES.

PROCEDIMIENTOS EFECTIVOS PARA LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA Y SALIDA.

CAPITULO XIII

CÓMO ARREGLAR LOS VIAJES DEL JEFE: NEGOCIOS, INFORMACIÓN QUE NECESITAS, CÓMO OBTENERLAS ACERCA DE TRANSPORTES, PREPARACIÓN DEL PROGRAMA, REUNIÓN, EMPAQUE FONDOS.

CAPITULO XIV

LOS REGISTROS DE LOS FONDOS PERSONALES DE SU JEFE: CHEQUERA, CÓMO SOLICITAR, DEPOSITAR, ENDOSAR, CONCILIAR LOS SALDOS DEL ESTADO DE CUENTA Y CHEQUERA, MANEJO DE DINERO, PAGO DE FACTURA, PLAN DE CRÉDITO

CAPITULO XV

REMISIONES LOCALES: CHEQUE PERSONAL, DE CAJA, GIRO BANCARIO, TELEGRÁFICO, POSTAL.

CAPITULO XVI

GIROS AL EXTRANJERO: PAGO EN EFECTIVO TRANSFERENCIA CABLEGRÁFICA, GIRO INTERNACIONAL Y BANCARIO.

CAPITULO XVII

PREPARACIÒN DE LA LISTA DE INVERSIONES, SEGURO PERSONAL, PÓLIZAS, PRIMAS.

CAPITULO XVIII

REGISTRO DE LOS IMPUESTOS PERSONALES DE SU JEFE: SUELDOS, SALARIOS Y OTRAS COMPENSACIONES., PÉRDIDAS POR ROBO Y ACCIDENTE, DEUDAS PERSONALES, INCOBRABLES, PENSIÓN ALIMENTICIA, GASTOS PROFESIONALES, GASTOS DE INVERSIÓN.

CONCLUSIONES

ANEXOS

BIBLIOGRAFÍA

CAPÍTULO I

ATENCIÓN TELEFÓNICA

La atención telefónica es una de las principales tareas de una secretaria, especialmente si se trata de una secretaria virtual ya que casi todo el contacto es por teléfono. Mantener una correcta etiqueta telefónica es importante.

Para lograr la comunicación efectiva por teléfono debe tener presente no dejar sonar el timbre más 3 veces, salude e identifíquese, haga pausa después del saludo, evite conversaciones no laborales, sea breve en la conversación, y si habla por teléfono y llega un cliente, sonría y disculpase con la mirada.

Lo más conveniente será una velocidad adecuada, fácil en forma natural, agradable, ya que el que está del otro lado del hilo telefónico, se formará un juicio que puede ser erróneo de quien contesta y hasta de la entidad

Al tomar el mensaje de este sea exacto, el recado debe incluir fecha, hora, lugar, nombre completo de quien lo da, número de teléfono de la persona.

LA ETIQUETA EN EL TELÉFONO:

La etiqueta para el uso del teléfono requiere de la aplicación de determinadas normas que influirán en las buenas relaciones internas y externas. A continuación se mencionan algunas reglas que ayudaran a la secretaria a establecer una relación adecuada en la comunicación telefónica:

- Sea directa al iniciar una conversación y no trate de que la persona a quien está llamando adivine o reconozca su voz.

- Evite usar el teléfono para hacer críticas o confidencias malintencionadas.

- Si desea sostener una comunicación larga, la etiqueta exige que pregunte al interlocutor si en ese momento dispone del tiempo suficiente para tratar un asunto.

- Si el teléfono tiene una extensión, no levante el auricular de este para escuchar las conversaciones ajenas.

- Quien tiene que concluir la conversación es la persona que llama, pero esto no quiere decir que debe prolongarla innecesariamente. Por eso, si usted recibió la llamada, pida disculpas por tener que cortar la comunicación.

CÓMO DEBE DE HACER LLAMADAS PARA SU JEFE UNA SECRETARIA:

La forma correcta de hacer llamadas para su jefe debe ser producto de su eficiencia.

Usted debe tener sumo cuidado en no hacer esperar a la persona que llamo y haga la comunicación con su jefe rápidamente. De la misma manera es su deber el que su jefe no espere en la línea inútilmente.

Cuando Usted, llame a una persona cuya secretaria sea eficaz no habrá dificultad porque entre las dos establecerán la comunicación de sus respectivos jefes simultáneamente.

¿CÓMO DEBE TOMAR LLAMADAS PARA SU JEFE UNA SECRETARIA?

Es importante aprender a clasificar las llamadas de las personas que desean hablar con el jefe, pues muchas de ellas son por asuntos de pura formula que pueden ser atendidas por usted u otra persona de la empresa:

- Pregunte al interlocutor la razón por la que desea hablar con su jefe. Si esto le resulta difícil, insista amablemente y con tacto, tomando en cuenta que es importante seguir manteniendo la buena voluntad y el prestigio de la empresa.

- Atienda las llamadas para su jefe de acuerdo a las circunstancias que se presenten en esos momentos:

- Si el jefe se encuentra en la oficina, infórmele personalmente o por el intercomunicador que tiene una llamada; si decide aceptarla, puede transferir.

- Si el jefe no quiere ser interrumpido, puede decir a la persona que llama, que el jefe se encuentra en una reunión y sugerirle que deje un mensaje u ofrecerle devolver la llamada en cuanto él se desocupe.

- Cuando su jefe no se encuentra en la oficina, pero le haya comunicado