Administración Documental
Enviado por Henry Rafael Payares Carvajal • 13 de Abril de 2023 • Biografía • 270 Palabras (2 Páginas) • 236 Visitas
Administración Documental
La administración documental es un proceso esencial para la gestión de documentos en una organización, ya que permite la recepción, registro, distribución y almacenamiento adecuado de los mismos. En este informe, se describirá el paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferentes contextos.
1. Carta de presentación de proveedores
Recepción o radicación:
La carta debe ser recibida por el departamento de compras de la empresa.
El funcionario encargado debe verificar que la carta esté completa y firmada.
Se debe asignar un número de radicación y se debe registrar en el sistema.
Registro:
La información de la carta debe ser registrada en el sistema de gestión documental.
La carta debe ser escaneada y adjuntada al registro correspondiente.
Se debe definir el flujo de trabajo y la responsabilidad para el proceso de selección del proveedor.
Distribución:
El departamento de compras debe enviar la carta al departamento de finanzas para verificar la solvencia del proveedor.
El departamento de finanzas debe enviar la carta al departamento de auditoría para verificar la legalidad del proveedor.
El departamento de compras debe enviar la carta al departamento de calidad para verificar la calidad del producto o servicio ofrecido por el proveedor.
2. Contrato de trabajo
Recepción o radicación:
El contrato debe ser entregado por el nuevo empleado al departamento de recursos humanos.
El funcionario encargado debe verificar que el contrato esté completo y firmado.
Se debe asignar un número de radicación y se debe registrar en el sistema.
Registro:
La información del contrato debe ser registrada en el sistema de gestión documental.
El contrato debe ser escaneado y adjuntado al registro correspondiente.
Se debe definir el flujo de trabajo y la responsabilidad para el proceso de firma y archivo del contrato.
Distribución:
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