“Digitalización de documentos para el mejor funcionamiento empresarial Cumbres del Valle”

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Técnico Nivel Superior en Administración de Empresas

Proyecto de Titulo

“Digitalización de documentos para el mejor funcionamiento empresarial Cumbres del Valle”

Autores

Carolina Roxana Arredondo Pérez

Catalina Estela Cortés Pérez

Profesor Guía

Gonzalo Ignacio Serrano Salazar

Illapel, 25 de enero de 2022

Agradecimientos

Por medio de este proyecto queremos agradecer a las personas que hicieron que nuestro sueño se hiciera realidad.

En primer lugar, a la Srta. Janet Araya Rocco, concejala de la comuna de Illapel, ya que gracias a su gestión con CFT CENCO, nos brindó una oportunidad de estudio.

En segundo lugar, pero no por ello menos importante a nuestra madre por siempre estar ahí para nosotras, a nuestra familia, esposos e hijos por todo el apoyo y paciencia brindada durante este proceso académico.

Y, por último, (en mi caso, Carolina) al establecimiento educacional en el cual me desempeño por brindarme los espacios y tiempo para realizar mis estudios de una manera eficaz y tranquila.

Contenido

Introducción        4

Capítulo 1        5

Capítulo 2        9

Capítulo 3        14

Conclusiones        18

Bibliografía        20

Introducción

Hoy en día el éxito de una empresa depende de que sus diferentes áreas trabajen en un solo sistema ágil y rápido, por lo que se hace imprescindible contar con un sistema de digitalización de datos y así poder dar solución al problema de acumulación de documentos existentes dentro de esta, disminuyendo así la pérdida de datos y documentos de la empresa, logrando tener una eficacia y eficiencia en el orden de sus diferentes áreas en cuanto a espacio y organización.

“La definición que nos proporciona la ISO 15489-1:2001 (E) Información y documentación – Gestión documental es la siguiente: “La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos” (Gámez, 2017). Este proceso permite que las empresas y organizaciones logren evolucionar desde un documento físico a uno electrónico, agilizando sus procesos de gestión permitiendo así una mejora en la calidad de servicio para sus clientes.

“Sin lugar a duda, la gestión documental es una de las preocupaciones más relevantes y no tan recientes en las empresas. La cantidad de documentos operativos, administrativos y justificativos generados se ha incrementado notablemente y la digitalización de la información está siendo uno de los caballos de batalla de las empresas” (Gámez, 2017). Es por esta razón que en este proyecto daremos a conocer el caso de Cumbres del valle, empresa que tiene su oficina en la ciudad de Illapel, dedicada a la producción de eventos, pero que lamentablemente tiene un problema de organización de documentación, tales como los contratos del personal, facturas, órdenes de compra, entre otros. Esta mala gestión dentro de la empresa puede traer diferentes tipos de problemas tales como extravío de archivos, deficiencia en las diferentes áreas de trabajo, lo que puede desencadenar en la fuga de proveedores, clientes y dinero.

Capítulo 1

1.2 PROBLEMATIZACIÓN

Cumbres del valle es una empresa que lleva dos años en el rubro de la organización y producción de eventos, se encuentra ubicada en la ciudad de Illapel. La empresa ha tenido bastante éxito dentro de sus producciones en la ciudad tanto que le ha permitido producir sus eventos fuera de esta.

Al tener mayor responsabilidad y productividad la empresa ha comenzado a tener dificultades con sistema de gestión de documentación lo que es un factor muy importante dentro de las empresas y la que impulsa cualquier tipo de proceso de producción que este necesite negociar al tener esta dificultad provoca en la empresa:

Deficiente acceso a la información.

Pérdida de documentación.

Trabajo remoto ineficaz.

Duplicidad de documentos.

Problemas de espacio.

Poca capacidad analítica.

Alto consumo de papel.

Errores de comunicación.  

Falta de seguridad.

Sobre escritura.

Plazos demasiado largos.

12.1 FORMULACIÓN

Para las empresas u organizaciones ganar eficiencia a través de una estrategia organizacional estable permite una mayor producción, aunque muchas veces ocurre lo contrario. El estancamiento o bloqueo de gestión de documentos produce una deficiente producción y caos en los procesos de negociación. Es por ello por lo que la empresa “Cumbres del Valle'' quiere implantar una nueva estrategia, la que ayudará a este estancamiento el cual consistirá en la digitalización de documentos, esté proceso tecnológico permitirá evolucionar de un documento físico a electrónico, agilizando sus procesos de gestión. La digitalización de documentos causará gran efecto en la empresa ya que le permitirá obtener un mayor control de la información que contiene y que vaya obteniendo mediante su crecimiento de producción, lo que provocará mayor eficiencia, eficacia y evolución de la empresa.

1.2.2         FUNDAMENTACIÓN

Antecedentes de la investigación

La pandemia de COVID - 19 supuso un gran impacto considerable en el entorno productivo no tan sólo local, sino de una manera global. Lo que las empresas han necesitado es optimizar al máximo sus procesos para mantenerse competitivas, lo cual también implica abaratar costos y realizar una óptima gestión de los recursos. Siendo así la digitalización del alza como una vía hacia la evolución empresarial.

Es tal impacto de la digitalización que en el año 2018 el 75%de las empresas chilenas ya habían iniciado sus operaciones digitales en el cual da a conocer a un entorno productivo y obligando a las empresas que aún no lo realizan a sumarse a esta nueva tendencia si es qué aun quieren mantenerse en el rubro y competitivas. Dicho lo anterior la digitalización también ha causado un impacto positivo en el medio ambiente ya que suma un ahorro sustancial en espacio y evita el uso de toneladas de papel gracias a la misma digitalización de documentos, un proceso el cual consiste en transformar un registro físico a uno totalmente virtual.