ANÁLISIS REALIZADO A LA EMPRESA PRESERVIN LTDA, PARA IDENTIFICAR SI APLICA DENTRO DE SU FUNCIONAMIENTO EMPRESARIAL EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

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Con esto nos queda claro, que al planear se está estableciendo un curso de acción y se decide por anticipado que es lo que debe hacerse, en que secuencia, cuando y como.

La importancia de la planeación

Se centra en el hecho de que permite a la persona o responsable proyectar a mediano o largo plazo la actividad a realizar, acercándose de ese modo más fácilmente a la metas y teniéndolas vistas de manera clara y concisa, evitando a la vez proyecciones subestimarías o muy exageradas sobre un resultado que luego en la práctica sea de difícil logro. Muchas veces la planeación puede tener que ser alterada debido a circunstancias ajenas o inesperadas y en ese caso deberá ser reacondicionada de acuerdo a las necesidades y posibilidades que la situación permita. De todos modos, seguirá permitiendo conocer cuál será el plan de trabajo aun en una situación de excepción

Beneficios de la planeación

Beneficios financieros: Investigaciones indican que organizaciones que utilizan conceptos de planeación estratégica son más rentables y exitosas que aquellas que no los usan. Generalmente las empresas que tienen altos rendimientos reflejan una orientación más estratégica y enfoque a largo plazo.

beneficios no financieros: Mayor entendimiento de las amenazas externas, un mejor entendimiento de las estrategias de los competidores, incremento en la productividad de los empleados, menor resistencia al cambio, y un entendimiento más claro de la relación existente entre el desempeño y los resultados.

- Aumenta la capacidad de prevención de problemas.

- Permite la identificación, jerarquización, y aprovechamiento de oportunidades.

- Provee una visión objetiva de los problemas gerenciales.

- Permite asignar más efectivamente los recursos a las oportunidades identificadas. Ayuda a integrar el comportamiento de individuos en un esfuerzo común.

- Provee las bases para clarificar las responsabilidades individuales.

Disciplina y formaliza la administración.

Reduce la incertidumbre y minimiza riesgos: La planeación permite que la incertidumbre descienda al igual que los riesgos, al analizar la situación actual, los posibles sucesos futuros, proponer objetivos y trazar cursos de acción.

Genera compromiso y motivación: La planeación genera la identificación de los miembros de la empresa con los objetivos y, por tanto, los motiva en su consecución.

Sirve a toda la empresa: Sirve como base paras las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control), para organizar recursos, coordinar tareas o actividades, y para controlar y evaluar resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos con los planificados).

Es factible: Antes de ser realizada, considera los recursos y la verdadera capacidad de la empresa, y no propone objetivos o estrategias que estén fuera del alcance de las posibilidades de la empresa.

Es flexible: No debe estar escrita en piedra, esto significa que debe ser lo suficientemente flexible como para permitir cambios o correcciones cuando sean necesarios, por ejemplo, cuando sea necesario adaptarla a los cambios repentinos del mercado.

Es permanente: La planeación es un proceso continuo, una vez cumplido los objetivos, los directivos deben proponer nuevas metas.

Tipos de planes en las organizaciones

Los administradores enfrentan diferentes retos de planeación en el flujo de actividad en las organizaciones. En algunos casos el ambiente de la planeación es estable y muy predecible; en otros, es más dinámico e incierto. En todos los casos los administradores deben comprender los diferentes tipos de planes y ser capaces de aplicarlos eficazmente.

Planes a corto y largo plazo:

Las organizaciones requieren planes que cubran diferentes horizontes de tiempo. Una regla práctica es que los planes a corto plazo cubran 1 año o menos, los planes a mediano plazo cubran de 1 a 2 años, y los planes a largo plazo cubran 3 años o más hacia el futuro. Es muy probable que la alta gerencia deba establecer los planes y el rumbo a largo plazo para la organización en su conjunto, mientras que los niveles inferiores de la administración se concentran más en actividades a corto plazo que sirven para alcanzar los objetivos generales a largo plazo. Sin embargo, todos los niveles deberán conocer estos últimos y tratar de trabajar en beneficio de los mismos, en ausencia de una jerarquía integrada de objetivos y un plan a largo plazo, hay un gran riesgo de que las presiones de los eventos diarios puedan crear confusión y distraer la atención de las tareas importantes. En otras palabras, podemos estar trabajando arduamente pero sin resultados sustentables y claros a largo plazo.

Planes Estratégicos y Operacionales Los planes difieren no sólo en función de horizontes de tiempo sino también en su campo de acción. Los planes estratégicos abordan necesidades a largo plazo y establecen el curso general de acción para una organización o subunidad. La planeación que realiza la alta gerencia en este campo de acción implica determinar los objetivos generales para toda la organización para poder decidir qué acciones y asignaciones de recursos deberán realizarse para lograrlos.

Presupuestos y Programación de Proyectos

Los presupuestos son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos.

Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos. Sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.

Características de los presupuestos:

- Es un documento formal, ordenado sistemáticamente.

- Es un plan expresado en términos cuantitativos.

- Es general, porque se establece para toda la empresa.

- Es específico, porque