ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

ESTUDIANTE

YESSICA CAROLINA LARA TAPIA

INSTRUCTORA

NANCY ASTRID BARON LOPEZ[pic 1]

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL BOYACÁ

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (2312816)

BOGOTÁ D.C.

MAYO 07 DE 2021

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

     Los archivos son un conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por lo general institucional, estos para cualquier empresa son de gran importancia, incluso en la vida personal de cada ciudadano, sin ellos es difícil evidenciar alguna situación de interés, resguardar historia o información de uso privado. Sin embargo, es importante resaltar que, desde el inicio de la humanidad, los hombres en aquella época se vieron en la necesidad de crear archivos o como eran conocidos “escrituras” donde pudieran dejar plasmada la información para aquel entonces. A raíz de que muchas culturas llevaron a cabo este proceso, el archivo paso a evolucionar y es por ello que aumentó la importancia de la conservación de documentos; pues la necesidad que tenían de dejar todo por escrito y organizarlo acorde a sus necesidades.

     A través de los años, aumentó el uso de los archivos. Dado a que cada persona lo hacía a su manera, se decidió establecer una serie de procesos, que con una correcta implementación generaría un ahorro de costos derivados del tiempo, ya que se lograrían identificar los documentos rápidamente al momento de necesitarlos, además resultaría sumamente funcional el poder ubicarlos y sobre todo el poder categorizar estos archivos acorde al orden territorial en que ellos se administran, bien sea por archivo general de la nación, territorialidad y organización del estado.

     La administración documental se encarga de gestionar y mantener los archivos en donde corresponde con el fin de prestar un servicio preciso a los usuarios. Hoy en día, estos archivos son de suma importancia dado que para llevar a cabo una investigación no solo se basan en documentos textuales, sino que también se apoyan en archivos existentes, objetos de estudios o pruebas que hayan sido realizadas con anterioridad. Además, sirve como complementos para las tomas de decisiones de la empresa.

     Para finalizar, considero que debemos darle la importancia que merece tanto al archivo como al profesional que se encarga de esta función dentro de la empresa, sin la implementación de este proceso podríamos ser poco eficientes al momento de realizar la entrega de algún documento que nos soliciten o incluso hasta extraviarlos.