ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN

Con el presente ensayo se busca analizar la importancia de los archivos donde se argumenta desde el origen del archivo, la evolución, sus cualidades, la clasificación, categorización y como se implementa en la actualidad. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración y la investigación.

ARGUMENTACIÓN

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa

Esta importancia se remonta al origen de la escritura: es decir desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Aechivi um y éste del griego Archeón que significa principio, origen) esto nos demuestra lo importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos.  

 Los primeros archivos aparecen en los primeros imperios. Eran una herramienta de la población o de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad, sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura, desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el bajo imperio Romano, pasando por la civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.    

La evolución del archivo ha tenido grandes avances desde sus inicios, lo cual permite tiene la facilidad en los procesos archivísticos, pero esto no quiere decir que no deja de tener mejoras a medida que el tiempo pase, puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte. Los archivos son creados por personas e instituciones, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir a los documentos que ha realizado o recibido, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a demandas legales, administrativas o fiscales.

Tipos de clasificación  

Es la organización que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada o descentralizada con control central.

Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.

Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.

Descentralizado con control central: Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

“En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad globalizada que es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, se reconoce el factor económico que aporta la era de la información y el conocimiento. Esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el profesional en archivística, exigiéndole una preparación continua en procesos y procedimientos basados en herramienta e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la ciencia documental hoy día”.