ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

YOHERLIS TATIANA NARANJO CORRALES

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCCION

Este ensayo lo ago basándome en la importancia de los archivo para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos.

DESARROLLO

Los archivos son importantes desde que remontan al origen de la escritura, el inicio de la comunicación y nacimiento de empresas e instituciones, en tiempos muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores. Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina, esto también ocurría en China e India.

CLASES DE ARCHIVOS 

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.

SEGÚN SU ORGANIZACIÓN

Esta clase de archivo es según la organización que la empresa elija ya sea centralizada, descentralizada,  descentralizada con control descentralizado 0 descentralizado con control centralizado

• CENTRALIZADA:  Es cuando controla toda la documentación de la organización
• DECENTRALIZADA :es la que es independiente de todo proceso archivístico.
• DECENTRALIZADO CON CONTROL DECENTRALIZADO: este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• DECENTRALIZADO CON CONTROL CENTRALIZADO :  Este se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

SEGÚN SU USO

Se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documental

• ARCHIVO ACTIVO : compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta.
• ARCHIVO SEMIACTIVO : son archivos que contienen información importante  pero su consulta no se realiza de forma frecuente
• ARCHIVO INACTIVO : se denomina inactivo por que su consulta es baja y además contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.

SEGÚN SU NATURALEZA

Se clasifican la tipo de entidad que realiza el tipo de archivo