ENSAYO - IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ILENIA PAOLA ARROYO TOSCANO

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCION

Este ensayo se enfocará en la importancia de los archivos en donde utilizaremos términos archivistas y se tratará temas de la importancia de los archivos partiendo desde sus orígenes, evolución, clasificación, cualidades, categorías y su aplicación en la actualidad.

La definición de archivo es un conjunto de documentos, no importa su fecha, forma y soporte material, que están acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Los archivos son importantes y fundamentales para las empresas pues determinan la toma de decisiones de estas, debido a la información que poseen, sus inicios se remontan al origen de la escritura, donde fue tanta la información que se logró reunir que se dio origen a los primeros escritos organizados.

Algunas cultura aportaron al surgimiento, como los egipcios, que en los templos reflejaban inscripciones de doctrina, en Roma y Grecia se dejaban por escritos testamentos y otros documentos, esto lo hacían en madera y mármol, por otro lado los arcadios sumerios y babilonios, dejaban sus escritos en materiales como pieles, mármol, arcilla e implementos metálicos.

Estas culturas dieron pie al inicio de la evolución de los archivos, en los siglos que siguieron se pudieron hallar registros más precisos, como por orden cronológico o importantes como mapas y planos.

En España en los siglos XVII y XVIIII se inició una investigación sobre la importancia de los archivos, y en el inicio de la revolución francesa se tomó conciencia de los archivos, de su importancia, así de como la necesidad de estudiar  para un mejor control de la información.

Gracias a ese proceso que tuvo en la historia, hoy se pueden clasificar de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas, como archivo de gestión, central o histórico.

Archivo centralizado: es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la  organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: la información la lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: la información  se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero se controla desde el archivo central.