ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

JULIÁN DAVID SOLORZANO RAMÍREZ

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCCIÓN

Este ensayo pasma la importancia de los archivos plasmando en este su origen, categorización, cualidades, y aplicación en el medio actual.

ARGUMENTACION

El archivo tiene una importancia fundamental en la cultura, social, politica y cientifica de la humanidad aparte represemta la conservacion de los documentos y su manejo facil para su consulta, ya que los medios tecnologicos facilitan aun mas el modo de odtener esta informacion; es por eso que la conservacion de estos archivos es pilar fundamental de las empresas u organizaciones.

Evolución

Los primeros archivos aparecen desde los imperios, pues fueron pilares fundamentales para el manejo de las riqueza y control de la población, e incluso las civilizaciones más antiguas documentaban sus culturas y jerarquías en rocas, pieles y otros medios; Los archivos tienen tres funciones importantes que son recoger, conservar y servir.

En su proceso de evolución los archivos pueden ser contenidos en documentos fuere cual fuere su medio utilizado, siempre y cuando sean medios legibles, estos también son documentados en la actualidad por medios digitales y son parte esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia su forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia para la comunidad administrativa, social, política, científica y tecnológica es muy alta pues estos recopilan, conservan y difunden la información registrada por un grupo o personas en función de sus actividades.

archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.

Cualidades de los archivos

Tiene que ver convenientemente con las primacías que este sistema presta a la organización, de manera que su correcta ejecución suma elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada. Son características de los documentos que componen un archivo:

Económicos:

 Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación.

Simples:

 Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales:

 Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente.

Exactos:

 La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones.

Técnicos:

 Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Según su uso

Archivo activo

Son aquellos que se encuentran en trámite o revisión constante, son documentos del año actual o anterior, pues estos pueden estar en proceso de evaluación y recopilación de información.

Archivo semiactivo

Son documentos que su consulta de información es menor.

Archivo histórico o permanente

Son los documentos que se encuentran en un estado de conservación permanente pero que no restan importancia pues estos hacen parte de la historia y sus contenidos pueden ser muy importantes, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas

Por su organización

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o descentralizada con control central.

Centralizada

Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola dependencia, es decir, sin mediar el departamento que haya tramitado la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.