Tipos de Documentos

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Administrar las comunicaciones oficiales, producidas y recibidas en razón a las actividades aplicando la normatividad vigente y la guía técnica colombiana 185 ICONTEC.

La norma GTC  185 el propósito de esta norma es de brindar herramientas a las empresas para que faciliten la gestión de los documentos, buscas contribuir con la disminución del tiempo y costos sin dejar de lado la calidad. Esta norma aplica tanto las entidades gubernamentales como el sector privado con el fin de orientar sus procesos    archivísticos hacia una gestión de mejoramiento continúo haciéndolo cada vez más competitivo.

A continuación, algunos ejemplos de tipos de documentos aplicando la normativa vigente.

MEMORANDO

DEFINICION

Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir

información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o

internacionales.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO

El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos: informar sobre un hecho en forma breve; expresar necesidades; hacer requerimientos; regular o aclarar una situación; tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; dar respuesta a una comunicación recibida; reiterar información, requerimiento o solicitud urgente; conocer detalles sobre un aspecto determinado; impugnar o corregir una situación; confirmar eventos ocurridos o pendientes; solicitar o remitir información, documentos u objetos; felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y hacer llamados de atención, entre otros.

Requisitos

Márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo: entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho: entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

PARTES

Denominación del documento:

De cero a una interlínea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

Código.

Fecha.

Encabezamiento:

 Los datos del destinatario y remitente van alineados, respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.

Escribes contra el margen izquierdo, las preposiciones PARA con mayúscula sostenida,

seguida de dos puntos. Al frente escribes los datos del destinatario con mayúscula inicial.

A dos interlineas de PARA, ubicas la preposición DE con mayúscula sostenida, seguida

de dos puntos. Al frente escribes los datos del remitente, con mayúscula inicial.

A dos interlineas de la preposición DE, ubicas el vocablo ASUNTO, con mayúscula

sostenida, seguida de dos puntos. Al frente escribes la síntesis del documento, sin

exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.

PARA, DE y ASUNTO, pueden ir impresos o digitados. Tabulas a dos espacios de la

palabra Asunto.

Texto: Se escribe de dos a tres interlíneas libres del asunto, puesto que el

saludo está incluido en el primer párrafo, dejando una interlínea libre entre párrafos.

Despedida: Si utilizas una expresión corta, va precedida de coma. Si es la

expresión larga finalizas con un punto.

Líneas especiales: Si se requieren las líneas espaciales, se recomienda

escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente pero con

un tamaño de letra menor al utilizado en el texto.

Anexo o Anexos: Se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. Se

escribe a dos interlíneas libres del cargo del remitente. La palabra anexo o anexo se

escribe con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:), a un espacio se enuncia la

cantidad, entre paréntesis se relaciona el número de hojas, folios y el tipo de anexo

escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplos:

 Copia: La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos

puntos (:), se escribe a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado

sencillo de anexos, si los hay. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados,

así: tratamiento, nombre, cargo y organización, si este pertenece a la misma empresa se

omite el nombre de la entidad, sin abreviar.

[pic 1]

[pic 2]

[pic 3]

ACTAS

DEFINICION

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

-Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.

- Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

- Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.

- La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

-Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.

- Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo