“Administración Documental en el Entorno Laboral”

Ensayo “Importancia de los Archivos”

Aprendiz: Judith Esmeralda García Gutiérrez

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Curso virtual “Administración Documental en el Entorno Laboral”

Ibagué – Tolima, Marzo 11 de 2021

Introducción

Siendo los archivos vitales e importantes para cada individuo y organización que conforma cualquier sociedad, ya que sin ellos no habría referente histórico; es relevante enunciar lo valioso del tema en aras de promover, custodiar y preservar la memoria de la humanidad en general, por ello me enfocare en describir a groso modo su fundamental uso, basándome en el material de estudio.

• Historia

Según información suministrada en medios tecnológicos y apoyada en el material de estudio; la historia archivística se remonta probablemente al origen de la escritura  y por ende a la organización social de la humanidad. Aparecen con los primeros imperios (Egipcios, Romanos, Griego y Arcaico) como herramienta del control de la población y de la riqueza.

Durante la edad media la historia denota que fue Carlo Magno quien hizo el primer intento por organizar un archivo estatal, que luego fue destruido por los vikingos, por lo cual fue durante el siglo XI cuando se consolidan los reinos Europeos que se da inicio a la labor de archivo, cuando los reyes guardan sus documentos, pero al no ser fijos, ya que iban con el rey de un lado a otro se pierde mucha documentación; ya durante el siglo XII se recupera el derecho romano y el procedimiento administrativo inherente y se comienza a conservar la documentación en legajos y en el siglo XIII y XIV se crean los archivos locales, eclesiásticos y privados.

En el régimen antiguo que comprende entre el siglo XV y el XVIII se empezó a montar el archivo con sede fija, recuperando documentación de manos privadas para depositarlos y resguardarlos, por ende surge la labor archivística. La historia cuenta que fue en cabeza de Carlos I que se creó el centro pionero de los archivos y por estas fechas aparecen tres herramientas de descripción (inventarios topográficos, cronológicos y por asunto).

Ya para el siglo XIX con la Revolución Francesa, se revoluciona el proceso archivístico al tomar conciencia de su funcionalidad e importancia de concentrar documentos en archivos nacionales y el estudio de la archivística (Napoleón).

Y es en el siglo XX cuando se crean los archivos intermedios que conservan los documentos que aún no tienen valor administrativo pero están a la espera de confirmar su conservación o destrucción; crecen los archivos privados debido a la creación de las distintas leyes de archivos y se da importancia a los archivos de carácter legislativo, se crean redes y sistemas de archivo; pero es la segunda guerra mundial la que da el despegue a la  importancia de la archivística por la necesidad de investigar y difundir el conocimiento de la expansión de la democracia como modelo de organización social. El campo archivístico se expande y llega a la participación en el mundo profesional aplicando nuevas tecnologías y dejando de ser solo documentación escrita y física, para convertirse también en ofimática y magnética.

Es como ahora el termino archivo es conocido como “Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión” y denota su gran importancia al ser conformados por documentos imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir cada entidad.

Material de apoyo:

https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/Finanzas/51130033_1/Contenido/OVA/MaterialF_1/utilidades/oa.pdf