ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL./

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- Si el documento recibido no tiene relación directa con las funciones de su dependencia, entonces remítalo a la oficina competente

- Cerrar los expedientes por años, excepto para aquellos cuando finaliza el respectivo proceso

- Para evitar deterioro físico de la documentación cada carpeta deberá conservar máximo 200 folios

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- Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación.

Actividades:

- Elaborar inventarios documentales cada vez que un funcionario sea trasladado o desvinculado de su cargo

- Organizar y entregar transferencias documentales

EJECUCIÓN Y CONTROL

De acuerdo a lo planteado, el programa Gestión Documental del HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E, presenta una serie de normas y técnicas utilizadas en los procesos, actividades y flujos de información que se implementen durante el ciclo vital de los documentos, logrando así agilidad y normalización en los procesos que se desarrollan, desde la producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos sujetándose al principio eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública distrital.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas

Según su ciclo vital

- Archivo de gestión: Comprende toda la documentación generada en el Hospital la Victoria que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que lo soliciten.

- Organización física de los archivos de gestión: EL HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E debe implementar la organización de los archivos de gestión, de acuerdo a toda la normatividad

- Apertura de carpetas

- Organización del expediente

- Almacenamiento

- Archivo central: En esta fase del ciclo vital de los documentos se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión del Hospital, cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue teniendo vigencia respecto a sus valores primarios y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

- Organización física del Archivo Central: El fondo documental del HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E se encuentra ubicado en bodega externa, cuenta con mil cincuenta metros lineales aproximadamente, el 80% de esta documentación no cuenta con ningún proceso archivístico en su organización

- Inventarios

- Consultas

- Archivo histórico: Consiste en la transferencia desde el archivo central de los documentos de archivo de conservación permanente.

EL HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E, no ha hecho ninguna transferencia hacia el archivo histórico hasta el momento.

DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO ADMINISTRATIVO

Entidad: HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E

Ubicación: Diag. 39 sur No 3-20 Este

Contacto: 3725610 Fax 327

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CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

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BIBLIOGRAFIA

- http://www.esevictoria.gov.co/joomla31/Ley_de_transparencia/PGD%20CON%20PLANTILLA.pdf

- http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf

- http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/ACUERDO_49_DE_2000.pdf

- http://www.esevictoria.gov.co/joomla31/