Administracion documental en entorno laboral

Administración Documental En El Entorno Laboral

Actividad 2

Documento – paralelo clases de documentos

Estudiante

EDWIN LEONARDO BURGOS SANCHEZ

SENA

2021

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un paralelo, colocando las clases de documentos, su diferencia con respecto al otro y explicar el uso de cada documento.

Los documentos constituyen escritos, información registrada o contenida en cualquier forma o medio utilizado, también encontramos que los documentos de archivo se califican según la función que cumplen, el principal objetivo radica en la rápida, oportuna y efectiva localización de la información que contiene, se considera que el documento por su estructuración es un medio de comunicación, información y conocimiento así de tal manera que su mayor caracterización lo conforman en las siguientes dimensiones. Su soporte físico o material el mensaje e información que conlleva la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento, se pueden identificar en dos clases de documentos. Documentos de archivo y documentos electrónicos.

CLASES DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN DIFEENCIAS USOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVO Los documentos de archivo nacen debido a los procesos administrativos.

Parte importante de los documentos de archivo son sus valores documentales, mismos que tiene una estrecha relación, con la teoría del ciclo vital, estos valores denominados primarios y secundarios se deben identificar durante una valoración documental que se da en el archivo de concentración. • Material conservado en un soporte físico determinado por un lugar donde se encuentre toda la información producida por una entidad pública o privada. Su valor probatorio se mide por las características de autenticidad, entre ellas la firma.

• El registro se encuentra en un medio cuya información es accesible mediante la escritura manual y se mantiene en papel.

• El contenido es inseparable de su medio o soporte.

• El valor documental se puede determinar por su autenticad, entre ellas por la firma. • Constata la comprobación del desarrollo de una actuación administrativa.

• Permite la comunicación a otros órganos administrativos o a terceros interesados.

• Consta la comprobación del desarrollo de una actuación administrativa.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO • Es el conjunto de la información generada, enviada, recibida, almacenada por una organización pública o privada por medio magnético, los cuales pueden hacer parte a su vez del archivo de gestión, archivo central o archivo histórico. • Toda la información