Sena curso virtual de administración documental en el entorno laboral

Ensayo importancia de los archivos

Karen Viviana herrera paz

Sena curso virtual de administración documental en el entorno laboral

2021

Introducción

Este artículo se centra en la importancia de los archivos, tengo que traducir la terminología de archivo de la importancia de los archivos según el origen, evolución, calidad, clasificación, clasificación y aplicación de los archivos en el entorno actual.

Ensayo

El primer lote de archivos apareció durante el primer período imperial. Son herramientas para controlar la población y la riqueza. Los archivos tienen principalmente tres funciones importantes, a saber, colección, preservación y servicio.

En el proceso de desarrollo, la información puede estar contenida en documentos en papel o en cualquier otro medio: medios legibles o sistemas operativos. Los documentos son una parte importante de los recursos de información, y sus documentos muestran el desarrollo histórico, las funciones y actividades de sus tareas en su forma original. Su importancia radica en su valor: administración, investigación, desarrollo comunitario, económico, social, científico y tecnológico, recopilación, preservación y difusión de documentos, entidades, grupos o individuos según la información que genera o recibe registro, ejecución de actividades.

Los documentos son creados por personas y organizaciones mientras realizan tareas. Para sus propios fines, cualquier entidad o empresa a menudo debe recurrir a documentos que ha producido o recibido, verificar decisiones pendientes, realizar investigaciones, tomar decisiones y tomar decisiones sobre procedimientos. Responder a los requisitos de orden legal, administrativo o financiero, o los requisitos de las personas.

Calidad del documento

Debe estar relacionado con las ventajas que el sistema brinda a la organización para que su correcta implementación pueda incrementar la competitividad al contar con herramientas sustentables para la información generada, la cual es un valioso legado de conocimiento institucional.

Las siguientes son las características de los documentos que componen el expediente:

Economía:

 Esto ahorra tiempo y costes de personal en la búsqueda de documentos.

Sencillo:

 Identifica el contenido del mensaje de forma sencilla.

Característica:

 Permiten la operación de archivo y revisión de documentos de manera eficiente.

preciso:

 Al enviar la solicitud, la clasificación debe ser precisa para evitar errores.

Personal técnico:

 Registrar la situación de toma de decisiones del responsable, para no designar archiveros técnicos por error.

Los documentos se clasifican según su finalidad y organización.

Según su finalidad

Archivo de actividad

Teniendo en cuenta la relevancia de las fechas, la creación o modificación de información, son lo que la gente suele ver. Se consideran importantes.

Característica:

 Permiten la operación de archivo y revisión de documentos de manera eficiente.

concentrado

Son archivos que se pueden colocar en una sola estructura, es decir, todos estos archivos se guardan en un solo organizador sin intermediar el departamento que publica el documento, por lo que se pueden ubicar fácilmente en un solo espacio.