Curso virtual de administración documental en el entorno laboral

INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

NEYI LISETH PERDOMO RODRIGUEZ

CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCCION

El informe de administración documental se redacta con el fin de dar la importancia de un buen manejo archivístico de las comunicaciones oficiales, ya que si no se tienen clasificados seria una tarea tediosa que llevaría demasiado tiempo lo cual representa un aumento significativo de costos para las empresas y además una buena administración documental genera una buena toma de decisiones.

1. Recepción,   registro   y   distribución   de   comunicaciones oficiales externas recibidas

Recepción

El proceso de recepción se desarrolla en la ventanilla única, la cual cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios de recepción, registró, radicación y distribución de los documentos como parte integral del programa de gestión Documental.

Tenemos tres  pasos claves  dentro  del  proceso de  recepción: la recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.

Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios tales como correo electrónico, revistas, mensajería, invitaciones entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe esta completa, firmada, contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta y se encuentre en buen estado.

Apertura: se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.

Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:

•  Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

•  Revisar que estén firmados, verificar anexos.

En caso de no cumplir con todos los requisitos mencionados anteriormente deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación.

Registro y radicación

Después de recibir las comunicaciones oficiales en ventanilla única se  ingresan todas las  comunicaciones producidas o  recibidas, al sistema SGD (Sistema de gestión documental de la empresa).

Se registran los siguientes datos:

•  Fecha

•  Nombre del remitente

•  Dirección, teléfono, y correo electrónico

Radicación e impresión de rotulo:

Según INCONTEC en la guía técnica colombiana, el espacio para colocar el sello radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al extremo superior derecho del documento.

El proceso de registro de comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD incluye escanear el documento y asignar un número de radicación automáticamente al presionar el botón correspondiente. Luego, se imprime un rótulo con dicho número, el cual identifica al documento en la base de datos de la Entidad, asegurando la transparencia y el orden en la recepción de los documentos. La numeración debe ser ascendente y continua, comenzando con el

número 001 al inicio de cada año y finalizando con el último número asignado al cierre del año.

Distribución o reparto:

Después del registro, se procede a distribuir las comunicaciones hacia las oficinas correspondientes. El funcionario de la Ventanilla Única clasifica las comunicaciones externas en carpetas por dependencias y las registra en el formato "Comunicaciones externas recibidas". Luego, entrega el documento y el formato al mensajero interno para su distribución. El mensajero verifica la correspondencia, organiza el recorrido, y entrega los documentos a las dependencias, asegurándose de que cada entrega sea firmada para control y verificación.