ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CLASES DE DOCUMENTOS

COMPARATIVA:

Tienen en común el almacenamiento y la protección del documento y su contenido, ubicado en un lugar específico con algunos estándares y seguidos por normas para su manejo uniforme basado en la organización.

DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

La información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico. También se encuentran, documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

COMPARATIVA:

La clasificación de los documentos, no le modifica la importancia y su finalidad principal en tener un soporte o testimonio de un área o información la clasificación es una especie de sistema para llevar su organización en su máximo aprovechamiento para el principio fundamental de los archivos como lo es su organización  

SEGÚN EL  

SOPORTE

TEXTUALES: esta clase de documentos son los que más se utilizan en las empresas, algunos ejemplos de ellos son los manuscritos como; memorandos, circulares, cartas, informes.

GRÁFICOS: permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico. Los más utilizados son los mapas, dibujos y planos.

IMAGEN: reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos, por lo general, se realiza a través de cuadros, fotografías y diapositivas, entre otros.

CINTA: son aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas, como los videos, pizarrón magnético, microfilm, cintas magnéticas, entre otros.

OTROS SOPORTES: entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.

SEGÚN EL PRODUCTOR O AUTOR

DOCUMENTO PÚBLICO: son los documentos producidos o recibidos por un funcionario o ente del estado, es decir, aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple una función que atañe directamente al Estado y tiene carácter representativo.

DOCUMENTO PRIVADO: son aquellos documentos producidos o recibidos por entidades privadas o personas naturales.

SEGÚN SU FINALIDAD

DOCUMENTOS DISPOSITIVOS: aquellos que imparten normas de obligatorio cumplimiento: leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos, resoluciones.

DOCUMENTOS INFORMATIVOS: aquellos que conforman la generalidad de los documentos dentro de la función administrativa de una empresa, como son: cartas, memorando, circulares, presupuestos.

DOCUMENTOS TESTIMONIALES: aquellos que sirven como prueba o testimonio, un ejemplo es como los documentos contables, contratos, etc.

SEGÚN SU DIFUSIÓN EN EL TIEMPO:

Es importante tener en cuenta, que no todos los documentos tienen una vigencia indefinida, sino que han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función que tiene un principio y un final en el tiempo, como ocurre con la Tabla de Retención Documental, en la que se encuentra establecido el tiempo de permanencia de los documentos en cada fase del archivo, y su disposición final, ya se de conservación o eliminación.

SEGÚN SU FUNCIONALIDAD

SUSTANTIVOS o ESPECÍFICOS: aquellos que soportan las funciones y objetivos de la empresa en sus diferentes áreas, por ejemplo, la programación de horarios de atención, rotación de turnos, agenda de vuelos, ruteros y demás.

FACILITATIVOS O COMUNES: aquellos que además de apoyar la gestión empresarial, también se hacen presentes con contenidos diferentes, pero cumpliendo las mismas funciones, por ejemplo, las nóminas, los libros contables, hojas de vida y control de expedientes del personal.