ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1 (EVIDENCIA 3)

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Harry Valencia Bermudez

SANTIAGO DE CALI

EVIDENCIA 3

“Importancia de los Archivos”

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura, de esto podemos dar como ejemplo que los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios, tales como los egipcios que plasmaban su información en templos, las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban escritos en madera y mármol, los arcadios, sumerios y babilonios los cuales tallaban sus escritos en pieles, madera arcilla entre otros. Con el paso del tiempo vemos que los archivos se fueron dando una gran importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes

Se consideran archivos cualquier conjunto de documentos, sin importar cual sea su fecha, forma y material en el que sea plasmado. Los archivos, principalmente tiene tres funciones importantes que son: recoger, conservar y servir. También poseen ciertas características que brindan ventaja a la organización adicionando elementos de competitividad las cuales son:

• Economía: ahorrando costos derivados por el tiempo de búsqueda de documentación.
• Simpleza: ya que identifica el contenido de la información de manera sencilla.
• Funcionalidad: permitiendo la operación de archivar y consultar la documentación de manera eficiente.
• Exactitud: ya que brinda una clasificación precisa al momento de archivar.
• Tecnicidad: se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal.

En la actualidad la información puede estar contenida en papel o cualquier otro soporte digital ya sean medios legibles o por sistemas operativos los cuales son parte importante de los recursos de la información ya que estos se pueden evidenciar en su forma original para el desarrollo histórico de su misión, función y actividades. Permitiendo que los documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general.