Administración documental en el entorno laboral

TIPO DOCUMENTO

VALORACIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

Circular

Es un documento formal que utiliza una determinada autoridad para dar a conocer una notificación o información, de valor administrativo

Eliminación, una vez cumplido los 2 años en archivo de gestión y 3 años en archivo central.

Acta administrativa

Es un documento emitido por una empresa dirigido a notificar a uno de sus empleados una falta o incumplimiento de manera oficial y como paso previo a futuras acciones

Pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Historia Laboral

Es una serie documental de acceso reservado custodiada por parte de los funcionarios de las oficinas de Talento Humano, en donde se conservan todos los documentos de carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre un funcionario y la entidad

En cuanto al tiempo de retención de las Historias Laborales, normalmente las entidades los conservan dos (2) años en el Archivo de Gestión o de Oficina, luego de la desvinculación del empleado y ochenta (80) años en el Archivo Central de la entidad, previendo las consultas por los derechos pensionales y reclamaciones

Contrato

Acuerdo, generalmente escrito, por el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.

El Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.13, establece que los registros y documentos que soportan el SG-SST deben ser conservados durante 20 años, a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

Carta

Una carta es un medio de comunicación escrita por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario). La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto

la obligación de conservar los documentos afecta a libros (de todo tipo y naturaleza), correspondencia, documentación y justificantes concernientes al negocio. El plazo de los 6 años empieza a contar a partir del último asiento realizado en los libros.

Documento de Garantía

Establece una promesa de pago, donde el emisor asume la responsabilidad de la obligación financiera de un tercero.

Su conservación hasta que se hayan cancelado

Administración documental en el entorno laboral

Natalia Berdugo.

Instructor: Lorenzo Peña.

TIPO DOCUMENTAL

VALORACIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

RESOLUCIONES

Disposiciones de orden administrativo las cuales buscan solucionar o mejorar determinada circunstancia o problemática al interior de la institución.

Según la línea de tiempo se hace la transferencia entre los diferentes archivos de gestión, central e histórico

DECRETOS

Acto administrativo  emanado por el poder ejecutivo y legislativo, que contiene disposiciones reglamentarias que por su rango es jerárquicamente inferior a una ley

Según la línea de tiempo se hace la transferencia entre los diferentes archivos de gestión, central e histórico

ACTAS DE INSTRUCCIÓN

Documentos que albergan ordenes que se acoplan a mandatos escritos como normas, leyes, decretos tanto internos como externos y se deja evidencia de este acto en la planilla de firmas de asistencia

Según la línea de tiempo se hace la transferencia entre los diferentes archivos de gestión, central e histórico

COMUNICADOS OFICIALES

Documento seriado, que puede ser electrónico por el cual se establece un lazo de comunicación con el fin de gestionar acciones por parte de la empresa o institución. También sirve como notificación administrativa para el funcionario.

Según la línea de tiempo se hace la transferencia entre los diferentes archivos de gestión, central e histórico

MINUTAS

Libros de actas, generalmente de 400 folios, donde se recopilan hechos ocurridos en lugares donde existe un servicio,  

Según la línea de tiempo se hace la transferencia entre los diferentes archivos de gestión, central e histórico

FORMULARIO DE SEGUIMIENTO

Documento físico o electrónico, donde se registra el desempeño laboral, afectaciones, felicitaciones, condecoraciones, situaciones administrativas, entre otros, de un funcionario de la institución.

Según la línea de tiempo se hace la transferencia entre los diferentes archivos de gestión, central e histórico.

Tipo documental

Valoración

Disposición final

Informe de rendición de cuentas

Proceso que busca la trasparencia de la gestión de administración pública, de valor administrativo

Conservación total una vez cumplido 2 años en archivo de gestión y 18 años en el archivo central.

Memorandos

Comunicación informal entre las distintas secciones o dependencias de la Entidad, de valor administrativo

Conservación total una

vez cumplido 2 años en archivo de gestión,18 años en archivo central

Comunicaciones Internas

Canal y mecanismo de información que existe dentro de la entidad, que va dirigido al personal que labora en la misma, de valor administrativo.

Eliminación, una vez cumplido 2 años en el archivo de gestión y 3 años en el archivo central.

Resoluciones

Son las conclusiones con detalles y acuerdos llegados luego a debatir un determinado asunto, de valor administrativo.

Eliminación, una vez cumplido los 2 años en archivo de gestión y 3 años en el archivo central.

Acta de Acuerdo de pago

Es un documento que establece un conjunto de condiciones por las cuales un deudor puede saldar su deuda con un acreedor, de valor jurídico o legal.

Conservación total, una vez cumplido 2 años en archivo de gestión y 8 años en archivo central.

Circulares Informativas

Es un documento formal que utiliza una determinada autoridad para dar a conocer una notificación o información, de valor administrativo.

Eliminación, una vez cumplido los 2 años en archivo de gestión y 3 años en archivo central.