ENSAYO IMPORTACIA DE LOS ARCHIVOS

ENSAYO   IMPORTACIA   DE   LOS   ARCHIVOS

Laura Angélica Velásquez Castro

SENA CURSO VIRTUAL ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2021

INTRODUCCIÓN:

El ensayo se enfoca en la importancia del archivo teniendo en cuenta como base su origen, evolución, cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

El archivo es un conjunto de documentos, se cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión.

Conocemos que la historia de los archivos se remonta al origen de la escritura, es decir, que no es hoy que se habla de ellos y tiene su origen desde el inicio de la historia de la humanidad.  A lo largo del tiempo se fueron construyendo un banco de datos, conocimientos e información la cual el hombre no podía memorizar, vio la escritura como su medio importante para plasmar todo aquello que era importante dejar para su conocimiento e historia, por lo tanto surgió la necesidad de estudiar y prepararse como archivista.

Los archivos se componen de cualidades que hacen de este un elemento de competitividad debido a que contienen herramientas sustentables por dicha información real, se caracterizan por ser económicos debido a que ayuda al ahorro de sus costos y el personal que se usa para buscar documentos. Son funcionales porque a la hora de archivar su consulta es eficientemente. También son simples ya que su información se puede identificar de una manera mucho mas sencilla; los archivos son exactos porque en el momento de su clasificación deben ser precisos para evitar cualquier tipo de error.

Asimismo estos se clasifican dependiendo el tiempo establecido como:

Según la organización

Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.  
• Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo     se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

Según su uso: Sujetándose a los requerimientos de la organización estos se dividen en :

• Archivo activo: Documentos actuales y años anteriores en proceso de tramitación por lo tanto es de consulta permanente.
• Archivo semiactivo: Documentos con información que puede ser de relevancia pero su consulta es menor.
• Archivo Inactivo: Documentos con durabilidad perpetua, se denomina inactivo, porque su consulta es baja pero contiene información vital con disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Según su naturaleza:

• Archivo público: perteneciente a las entidades del estado.
• Archivo privado o de interés público: Por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de importancia e interés al público.
• Archivo  privado: Pertenecientes a personas naturales o jurídicas.

Según Ciclo Vital:

• Archivo de Gestión: Corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos  por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.
• Archivo histórico: Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.  

La importancia de estos archivos en la actualidad como en la antigüedad de su historia son indispensables para tomas de decisiones, custodian memorias de la empresa o institución que dispense de ellas, el archivo es la mitad de memoria del país que se usan con transparencia y se conservan para la información del futuro así como se adelantan investigaciones y nuevas formas de archivo como el correo y sus herramientas accesibles que facilitan mucho mas la actividad de generar detalladamente y exacta su localización de estos documentos informativos que a su vez el personal deberá mantener grado de confidencialidad que esta esta requiere. No obstante hay que decir que en la modernidad debemos aprender a utilizar los medios sociales y herramientas que nos dan facilidad y accesibilidad a proporcionar un buen trabajo en equipo o individual con los informes en la administración.