Ensayo sobre la importancia de los archivos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

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ENSAYO

 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

APRENDIZ:

ROSANGELA PALACIOS PIÑATE

INSTRUCTOR:

YENNY YOVANNA GOMEZ CORTES

BOGOTA DC

FEBRERO 2023

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Este ensayo tiene como objetivo principal establecer y señalar la importancia de los archivos, tomando en cuenta aspectos relevantes tales como el origen de estos, su evolución y transcurrir histórico, sus principales características, sus categorías, su vigencia sobre todo su relevancia en nuestro entorno cotidiano y laboral. Este ensayo tiene como finalidad principal establecer y señalar la importancia de los archivos, tomando en cuenta algunos aspectos relevantes tales como el origen, su evolución, su transcurrir histórico, sus principales cualidades, su categorización y su aplicación en el medio actual.  Por ende, es importante analizar desde el primer momento la definición de los archivos, de tal manera un archivo se define como un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Es por ello que en cuanto a su origen histórico, debemos remitirnos precisamente a la época dónde surge la escritura, es aquí donde el hombre primitivo logra una relación estrecha con la comunicación ya que en ese entonces se comunicaban de muchas maneras, unas de ellas eran a través de testamentos escritos en madera y mármol y no tan solo eso también usaban tallados en pieles o madera con implementos metálicos. Todo esto nos hace ver la gran importantes de la conservación de los documentos escritos en lugares específicos de forma organizada y ordenada, se puede decir entonces que el archivo de documentos de una empresa es crucial porque, como su nombre lo indica, se utiliza para administrar, categorizar y ordenar un conjunto de documentos que deben mantenerse en su base de datos.

 Los  archivos  han  sido  una  pieza  fundamental en la evolución  cultural,  política, económica, histórica y científica a lo largo del transcurrir de la humanidad debido a que esta ha servido como medio para la conservación y consulta de información en nuestra sociedad, ya que anteriormente era mucho más difícil su implementación, actualmente con todo el avance y las mejoras a nivel tecnológico que han surgido con el avance científico, el proceso archivístico ha sido mucho más fácil ya que se maneja una series de clase de archivos que se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, que en ella se maneja los  archivo de gestión, central o histórico en la cual existen también unas cualidades específicas de carácter económico, simple y funcionales que tienen una relación directa con los sistemas de cada organización. Hoy en día  la  administración documental  permite  que  los documentos  sean  vistos  de manera  fácil  y  oportuna  puesto  que  esta  es  la  encargada  de  mantener  los  archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen  las  acciones  administrativas,  políticas,  legislativas  que  construyen  las sociedades, instituciones y el hombre en general. Por tal  razón  la importancia de  esta  ciencia  reposa  en  la  buena  administración conservación  y  disposición  de  los  archivos;  ya  que  permite  la  toma  de  decisiones  es fuente de historia  y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida. Podemos concluir que los archivos son sumamente indispensables y lo seguirán siendo  con  la  existencia  del  ser  humano,  los  sistemas  de  gestión  documental aportan y permiten el cumplimiento de los controles de acceso y la seguridad de los archivos