Herramientas financiera

Herramienta

Características

Elementos

Propósitos

En qué casos se recomiendan

Ventajas y desventajas

Ejemplos

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt tiene su origen hace más de cien años. Esta herramienta fue creada en el año 1910 por Henry Gantt, quien buscaba una técnica gráfica que le ayudase a plasmar la programación de un proyecto.

El Diagrama de Gantt surgió como medio para informar acerca de las fechas de inicio y fin de las distintas tareas de un proyecto, ya que se presenta en forma de tabla en la que se combinan las actividades en un marco temporal, ocupando un eje distinto cada una de estas variables (por lo general los días, semanas o meses se recogen en sentido horizontal, mientras que las actividades, tareas e hitos lo hacen en el vertical). Se diferencia de otras herramientas de gestión de proyectos porque su visualización es única y sencilla, y resulta fácil organizar a todo el equipo en pocos pasos. Si bien cada tarea tiene un responsable, con el diagrama de Gantt todos entienden el proyecto en su totalidad, es decir que se obtiene una visión global del proceso.

• Gráfico de barra de línea de tiempo: El gráfico de barras de la línea de tiempo es la estructura general del diagrama de Gantt. Incluye las barras del Gantt y otros símbolos utilizados para representar tareas, el cronograma y las tareas.
• Barra de Gantt: Una barra de Gantt es una representación gráfica de una tarea. Puede representar la duración de una tarea, además del tipo de tarea, por ejemplo, un hito o una tarea crítica. También puede representar el porcentaje de una tarea completada, el intervalo y las fechas de inicio y finalización previstas y reales.
• Nombres de la tarea: Descripción de una tarea.
• Escala temporal: controla los intervalos de tiempo representados en tu diagrama. Puede representar horas, días, semanas, etcétera.
• Hitos: son las fechas de los objetivos o los puntos de control notables de un proyecto, en general, relacionados con la finalización de una tarea.
• Dependencias: especifican las relaciones entre las tareas, indican cuándo deberían empezar o terminar las tareas en relación con otra tarea (o varias tareas).
• Fechas: Fechas específicas, usualmente ubicadas juntas en la parte superior de tu diagrama, que indica las fechas de inicio y de finalización para cada tarea y para tu proyecto en general.

La carta de Gantt nos ayuda a identificar cuál es el camino crítico de los trabajos que no deben sufrir retraso y por consiguiente necesitan estar controladas con mayor atención. Si llegara a ocurrir ese contratiempo que retrasara el proceso, esto afectaría en cadena al plazo del proyecto completo. Y es que la relación de las actividades y el camino crítico son esenciales. Asimismo, podremos saber el alcance de un cambio en el proyecto cuando este lo solicite. Aunque tenemos que tener en cuenta que esto también impactará directamente en la duración del proyecto.

El objetivo de un diagrama da Gantt es ayudarnos a controlar la ejecución de un proyecto, así como sus costos durante la fase de ejecución. Si está correctamente vinculada al presupuesto se puede aplicar procedimiento de valor ganado. Esto es un estándar que se usa para minimizar el riesgo y, por consiguiente, aumentar la probabilidad de terminar con éxito cualquier iniciativa propuesta.

Un diagrama de Gantt se utiliza para las siguientes actividades:

• Establecer el cronograma inicial del proyecto: quién va a hacer qué, cuándo y cuánto tiempo llevará.
• Asignar recursos: asegúrate de que todos sepan quién es responsable de qué.
• Realizar ajustes en el proyecto: el plan inicial necesitará muchos ajustes.
• Monitorear e informar el progreso: lo ayuda a cumplir con el programa.
• Controlar y comunicar la programación: imágenes claras para las partes interesadas y los participantes.
• Mostrar hitos: muestra los eventos clave.
• Identificar e informar problemas: como todo se describe visualmente, puede ver de inmediato lo que debería haberse logrado para una fecha determinada y, si el proyecto está retrasado, puede tomar medidas para volver a su curso. Los diagramas de Gantt pueden emplearse eficientemente en los siguientes roles:

• Gerentes de proyecto: Usan los diagramas de Gantt para crear una referencia detallada del cronograma previsto del proyecto, la titularidad de las tareas, y más.
• CEO: Usan los diagramas de Gantt para controlar el avance del proyecto en toda la organización.
• Gerentes de Marketing: Usan diagramas de Gantt para planificar y rastrear las campañas de marketing.
• Gerentes de Operaciones: Pueden usar los diagramas de Gantt para aumentar la eficiencia operativa.
• Gerentes de Planificación: Usan diagramas de Gantt detallados para planificar los cronogramas de varios empleados o equipos.
• Consultores: Usan diagramas de Gantt para dividir y rastrear las tareas entre tu equipo, el equipo del cliente y los subcontratistas, si los hay.

Ventajas:

• Los diagramas de Gantt brindan una vista de alto nivel y detallada de los requisitos del proyecto.
• Pueden emplearse fácilmente para mantener a los grupos interesados y a los clientes informados de las fechas de entrega y del avance del proyecto.
• Estos diagramas son eficaces para crear fechas de entrega aptas para todo tu equipo y, al mismo tiempo, para crear soluciones para los posibles obstáculos.
• El diagrama de Gantt ofrece una referencia gráfica detallada para los gerentes del proyecto y los integrantes del equipo y asigna la responsabilidad por la finalización de las tareas a las personas y los equipos.
• Un gráfico organizado puede permitir que los gerentes de proyecto visualicen las dependencias de las tareas para una planificación más eficiente.

Desventajas:

• Los diagramas de Gantt pueden ser herramientas gráficas complejas, especialmente cuando se trata de proyectos complejos con una gran cantidad de tareas.
• Requieren una actualización constante a medida que se finaliza cada tarea, lo que puede ser tedioso.
• A menos que uses un software de diagramas de Gantt con buenas funciones, pueden ser engorrosos en lo visual y difíciles de leer de un vistazo.

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https://blog.ganttpro.com/es/diagrama-de-gantt-ejemplo/

Análisis FODA

Este método fue desarrollado por M. Dosher, el Dr. O. Benepe, A. Humphrey, Birger Lie y R. Stewart en el Instituto de Investigaciones de Stanford en Estados Unidos entre 1960 y 1970. El objetivo era descubrir por qué fallaban las planificaciones corporativas a nivel gerencial en aquellos tiempos.

• Características del análisis FODA
• Es un análisis certero y completo de una organización o proyecto.
• Utiliza los cuatro aspectos anteriormente mencionados, fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, como pilares que dan contexto al análisis resultante.
• A nivel interno, se ocupa principalmente de las fortalezas y debilidades.
• A nivel externo, se considera el posible impacto de las amenazas y oportunidades.

Análisis interno

En el diagnóstico interno se analizan las fortalezas y debilidades considerando la estructura empresarial, la operatividad, la dirección y los aspectos financieros que influyen en el funcionamiento.

• las fortalezas: son las características positivas de la empresa que sirven como inspiración o modelo a seguir. Son elementos diferenciadores y que hacen que la compañía se destaque del resto.
• las debilidades: son elementos negativos o puntos bajos de la empresa que pueden afectar el cumplimiento de objetivos y dificultan la llegada de los resultados esperados.

Análisis externo

En el diagnóstico externo se analizan diferentes condiciones en las que su buen desarrollo no depende necesariamente de la empresa. Pueden presentarse como amenazas u oportunidades, dependiendo del impacto que tengan en su operación. Algunos ejemplos podrían ser los factores sociales, ambientales, políticos o legales.

• Las amenazas: son aspectos negativos que afectan a la empresa y requieren un plan estratégico para prevenirse o aminorar su efecto.
• Las oportunidades: son las situaciones o elementos positivos del entorno que se deben aprovechar, ya que de ello depende atraer mayores inversiones o beneficios para su futuro y crecimiento

El análisis FODA es una herramienta simple y, a la vez, potente que te ayuda a identificar las oportunidades competitivas de mejora. Te permite trabajar para mejorar el negocio y el equipo mientras te mantienes a la cabeza de las tendencias del mercado.

El análisis FODA permite tener un panorama más amplio de la empresa, desde las ventajas competitivas hasta las dificultades que pueden afectarla.

El FODA crea un diagnóstico certero y útil para detectar problemas internos y externos, determinar el curso que deberá seguir la compañía y brindar mayor conocimiento acerca de las características de valor del negocio, tanto a los miembros del equipo como a los nuevos talentos.

Centrarse tanto en las fortalezas como en las debilidades de una empresa logra que los equipos de trabajo encuentren soluciones y estrategias para superarse.

Además, el FODA ayuda a tener un enfoque mejorado, siendo competitivo ante los nichos de los mercados al cual se está dirigiendo la empresa, teniendo mayores oportunidades en el mercado que se maneje creando estrategias para una eficaz competencia.

El análisis FODA es una técnica que se usa para identificar las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas del negocio o, incluso, de algún proyecto específico. Si bien, por lo general, se usa muchísimo en pequeñas empresas, organizaciones sin fines de lucro, empresas grandes y otras organizaciones; el análisis FODA se puede aplicar tanto con fines profesionales como personales.

 Se recurre a ella para desarrollar una estrategia de negocio que sea solida a futuro, además, el análisis FODA es una herramienta útil que todo gerente de empresa o industria debe ejecutar y tomarla en consideración.

Cabe señalar que, si existiera una situación compleja el análisis FODA puede hacer frente a ella de forma sencilla y eficaz. Enfocándose así a los factores que tienen mayor impacto en la organización o en nuestra vida cotidiana si es el caso, a partir de allí se tomaran eficientes decisiones y las acciones pertinentes.

La matriz de análisis FODA es una herramienta muy valiosa para cualquier negocio, en tanto que da la pauta para conocer lo que se está haciendo bien y todo aquello que representa un reto actual o potencial.

Ventajas

1) Permite ver el negocio de una manera nueva.

2) Muestra los posibles recursos a utilizar.

3) Detecta los puntos débiles a los que se debe prestar atención prioritaria.

4) Permite desarrollar un plan de acción detallado, teniendo en cuenta los riesgos y situaciones de crisis.

5) Determina las principales prioridades en el trabajo.

6) Al analizar los hechos, ayuda a formar una imagen objetiva.

7) La versatilidad del enfoque permite su aplicación en todos los ámbitos (economía, gestión, planificación e incluso eficacia personal).

8) Se utiliza tanto para una evaluación rápida de la situación actual como para el desarrollo de una estrategia a largo plazo.

9) No requiere conocimientos especiales en el campo de la gestión, lo que permite que un gran número de personas lo utilicen.

Desventajas

1) El análisis refleja solo factores generales. Para una inmersión más detallada y específica en el proceso es necesario realizar un estudio por separado.

2) El método es solo una preparación para la creación de la estrategia de una empresa, pero de ninguna manera puede reemplazarla.

3) La imagen proporcionada por el análisis FODA muestra la situación de la organización durante un período de tiempo específico.

4) Las fortalezas y debilidades no siempre se muestran objetivamente, ya que depende en gran medida de quién realizó específicamente la investigación.

5) Un análisis y valoración cualitativos de la situación implica la atracción de recursos materiales e intelectuales adicionales, que no todas las empresas pueden permitirse.

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Flujograma

En el diagrama de flujo se representan todos los pasos, las secuencias y las decisiones de un proceso o flujo de trabajo. Si bien hay muchos tipos diferentes de diagrama de flujo, el diagrama básico es un mapa de procesos en su forma más simple. Es una herramienta muy potente que se puede aplicar en muchos campos diferentes para la planificación, visualización, documentación y mejora de los procesos.

Los ingenieros industriales Frank y Lillian Gilbreth presentaron esta herramienta por primera vez en la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (American Society of Mechanical Engineers ASME) en 1921. Desde entonces, los diagramas de flujo han servido para perfeccionar, estandarizar y optimizar procesos en los más variados sectores.

• Terminador: es representado por un pequeño rectángulo con esquinas curvas. Se utilizan tanto al inicio como al final de los diagramas de flujo.
• Subprocesos: también es un rectángulo, pero tiene líneas dobles en cada uno de sus lados. Se emplea para indicar un proceso grande que, a su vez, puede separarse en un conjunto de procesos más pequeños y simples.
• Conector: un conector puede verse como un círculo pequeño o un cuadro conector que se etiqueta a través de letras. Su función, como su nombre lo indica, es mantener los procesos conectados de manera correcta y lógica.
• Líneas de flecha: las líneas de flechas están diseñadas para indicar el paso de un elemento a otro en el diagrama de flujo.
• Procesos: representado a través de un rectángulo, los procesos de un diagrama de flujo hacen referencia a una acción. Por lo tanto, siempre se deben describir de manera clara y concisa.
• Decisión: toda decisión en un diagrama de flujo es representada a través de un diamante. Sea afirmativa o negativa, una decisión siempre debe estar presente en un diagrama de flujo.
• Comando: los comandos en un diagrama de flujo pueden ser de concisión, sentencia o bucle.
• Operadores: en un diagrama de flujo, los operadores son los que nos permiten realizar alguna operación aritmética.
• Puntos de enlace: es un cuadro pequeño de color azul que se muestra en los laterales y vértices de los operadores y comandos. Representan un cambio por el que el flujo llega o por donde podría continuar.
• Conector fuera de página: aunque no es recomendable que un diagrama de flujo ocupe más de una página, puede que haya algunas excepciones. Para tal caso, se deben utilizar los conectores fuera de página, los cuales son representados por unos pentágonos que marcan distintas direcciones.

Un diagrama de flujo sirve para reflejar, de manera visual, todas las etapas de un proceso en particular.

Gracias a su manera de organizar cada proceso, el diagrama de flujo te permite identificar oportunidades de mejora, en las cuales puedas incrementar el rendimiento del proceso o reducir los costos de tiempo o dinero.

Los diagramas de flujo sirven para:

Encontrar problemas e identificar nuevas soluciones

Al momento de describir los procesos, las personas examinan cuáles son los inconvenientes que pueden afectar el desarrollo del proyecto; generalmente esos problemas son causados por el entorno, la escasez de algún material o decisiones externas que de cierto modo paralizan la actividad.

Facilitar la información

Cuando hacen un diagrama de flujo, las personas pretenden recordar la información expuesta en cada proceso con mayor rapidez. Esto es posible porque los seres humanos vinculan las ideas descritas con los símbolos donde estas se encuentran retratadas; es decir, las figuras dibujadas generan que los pasos del proyecto sean entendidos fácilmente.

Organizar las ideas

Al instante de realizar un flujograma, las personas se centran en analizar y comparar los distintos procesos con la finalidad de organizarlos de manera secuencial. El objetivo es que los pasos descritos tengan una estructura lógica para que las personas puedan identificar los posibles riesgos y cambios de sus actividades.

Los diagramas de flujo pueden ser útiles en muchas situaciones:

1. Documentar un proceso.

Los diagramas de flujo son magníficos para trazar y documentar algún proyecto o proceso colaborativo.

2. Simplificar y visualizar ideas o procesos complejos.

No todos los miembros del equipo tendrán el tiempo (o los recursos) para leer detenidamente un proceso documentado largo y complicado. Los diagramas de flujo son muy útiles para que cualquiera pueda seguir el flujo de trabajo, entender las tareas y analizar los pasos individuales de manera rápida y sencilla.

3. Organizar al equipo y asignar tareas con efectividad.

Representa visualmente un proceso que pueda facilitar la asignación de tareas a los miembros del equipo y organiza el trabajo del grupo de manera que todo fluya mejor.

4. Tomar decisiones y justificarlas.

Las decisiones, con frecuencia, parecen ser mucho menos intimidantes y complicadas cuando están dispuestas en un diagrama de flujo. Los diagramas de flujo también pueden ser útiles para ver las consecuencias de esas decisiones, lo que facilita la anticipación y argumentación de los pasos a seguir.

5. Identificar y evitar cuellos de botella o problemas.

Los diagramas de flujo son muy útiles para descubrir cuellos de botella o inconvenientes antes de que se vuelvan problemas graves. Con el trazado del proceso entero en esta guía visual, puedes seguir cada paso y, a la vez, garantizar que se dediquen el tiempo y los recursos suficientes para cada tarea.

6. Estandarizar los procesos.

Una vez que el diagrama de flujo está listo, puedes reutilizarlo para otros proyectos o procesos similares. A la larga, tanto el equipo como tú ahorrará tiempo (y evitarán el estrés).

7. Dar seguimiento al progreso de un proyecto.

Como es muy fácil seguir los pasos del diagrama de flujo, siempre es posible detectar en qué etapa del proceso o proyecto se encuentra el equipo en un momento dado. Simplifica muchísimo el seguimiento del progreso y también ofrece un panorama general excelente de las tareas que falta finalizar.

Ventajas del diagrama de flujo:

1. Mejoran la comunicación de un equipo de trabajo: Por medio de la ilustración de modelos y la conexión de ideas, el flujograma permite comunicar un proceso fácilmente

2. Incrementa la productividad: Al organizar de manera clara un proceso, un diagrama de flujo ayuda a identificar los elementos que afectan la productividad, y a encontrar oportunidades de optimización del ritmo de trabajo.

3. Facilita la documentación y el análisis de un proceso: organizan y sintetizan procesos en un formato fácil de entender. Sin embargo, no solo sirven para estandarizar un proceso, sino para observarlo y comprenderlo a un nivel más detallado y holístico.

4. Permite detectar fácilmente los problemas en un proceso: permiten identificar problemas, cuellos de botella, conflictos y pasos innecesarios en los procesos.

5. Es útil en casi cualquier ámbito: se pueden usar en cualquier tipo de disciplina que incluya el desarrollo varios tipos de procesos.

6. Ayuda a capacitar empleados y miembros de un equipo de trabajo: funciona como un recorrido paso a paso, a través de los procesos de la empresa de la que formarán parte.

Desventajas del diagrama de flujo

1. No siempre es fácil de desarrollar: puede resultar, algunas veces, un poco difícil. Asimismo, tiene que estar muy bien hecho para que los empleados lo entiendan.

2. Un solo error puede estropear todo el diagrama: es un proceso sucesivo, un error puede transformarse rápidamente en un conjunto de errores, lo cual acabaría arruinando el diagrama.

3. Requiere algo de conocimiento previo: Si no estás familiarizado con el estándar de símbolos y elementos usados para hacer un diagrama de flujo, es poco probable que logres desarrollarlo.

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https://www.webyempresas.com/ejemplos-de-diagrama-de-flujo/ 

Manual de procesos

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Un manual de procedimientos es un documento que brinda información respecto a las distintas operaciones que realiza una organización, empresa o un departamento específico de ella. Es preparado por la misma institución u organización donde es utilizado y presenta su información de forma detallada, ordenada, sistematizada y comprensible.

Estructura del manual de procedimientos

1. Título y código del procedimiento.
2. Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4. Descripción del procedimiento.

1. Objetivos del procedimiento
2. Normas aplicables al procedimiento
3. Requisitos, documentos y archivo
4. Descripción de la operación y sus participantes
5. Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento

1. Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
2. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
3. Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
4. Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

Objetivos y políticas

1. Desarrollar y mantener una línea de autoridad para complementar los controles de organización.
2. Definir de manera clara las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, ayuda a eliminar todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.
3. Poseer un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.
4. Contar con un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
5. Tener un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como la evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
6. Contar con un sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
7. Disponer de controles válidos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos, así como la extensión de los necesarios.

Estos manuales, se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, de acuerdo con los lineamientos y exigencias establecidas por la ley. Dependiendo de estos elementos la aplicación se daría en el momento de plantear y justificar:

• El establecimiento de objetivos
• La definición de políticas, guías, procedimientos y normas.
• La evaluación del sistema de organización.
• Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
• Las normas de protección y utilización de recursos.
• La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración de personal.
• La generación de recomendaciones.
• La creación de sistemas de información eficaces.
• El establecimiento de procedimientos y normas.
• La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
• El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
• La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.

Ventajas:

• Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
• Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimiento, funciones, normas, etc.
• Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
• Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del tiempo.
• Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
• Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Desventajas:

• Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
• El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
• Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
• Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado los informales, que también son muy importantes.
• Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad; pero si abundan en detalles puede volverse complicados

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