Procedimiento de Seguimiento y Cierre de Mes PC´s

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

ALCANCE: PROCESO DE CONTROL DE COSTOS Y CIERRE DE MES EN SAP

DIRIGIDO A: PLANT CONTROLERS

1. Introducción

Es importante ejercer control sobre las variables que influyen sobre el comportamiento de los costos de planta durante el mes , esto permite detectar fallas de manera temprana para que el proceso de cierre fluya sin dificultades y para tener una información confiable y bien designada que permita hacer análisis y tomar decisiones durante el mes.

Hay varios niveles de seguimiento y control:

• Seguimiento a las confirmaciones
• Solución de COGIs
• Seguimiento a Cierre de ordenes
• Seguimiento a las diferencias entre lecturas y confirmaciones y estadísticas de producción.
• Verificación de material en proceso
• Seguimiento a la asignación correcta de costos
• Seguimiento a la ejecución de las líneas de  costos
• Seguimiento a las líneas de ajuste y variaciones de valor y precio
• Seguimiento a NPD´s y master data
• Seguimiento a M&E 901 y CAPEX

Otro de los puntos importantes dentro del control de costos se refiere al proceso de cierre, donde se lleva a cabo varios procesos para la asignación definitiva de los costos.

• Verificación de consumos,  cierre de órdenes.
• Ajuste de órdenes de producción
• Verificación de asignación de costos y solicitud de reclasificaciones
• Asignación de energía
• Distribución de costos de los CC directos
• Distribución de costos de los CC indirectos
• Cálculo de variaciones en ordenes de producción
• Posteo de las variaciones de producción

El siguiente procedimiento tiene como finalidad ilustrar los pasos que deben seguirse para lograr el control periódico de los costos y para realizar el proceso de cierre. Esto hace parte de las funciones de un Plant Controller y sirve como guía para la realización de parte de sus funciones.

1. PROCEDIMIENTO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DURANTE EL MES

1. Formato de Seguimiento

Se sugiere establecer un checklist o tablero de control donde se especifiquen los puntos críticos donde cada uno de los  workcenters tiene problemas o atrasos, cada uno de estos puntos debe tener un responsable directo que es quien ejecuta las actividades en el sistema y un responsable final quien es quien debe responder por que las tareas hayan sido ejecutadas.

Frecuencia:  Se sugiere tener una frecuencia de seguimiento de por lo menos dos veces por semana. Hacerlos los Martes y Viernes es ideal pues al hacerlo los Martes se da suficiente tiempo para realizar las confirmaciones y movimientos del fin de semana y los Viernes se puede verificar que lo encontrado el Martes haya efectivamente sido corregido

Formato: El formato de control o checklist se utilizará como medio para reportar el estado de las diferentes etapas del proceso. En el Anexo A  se muestra un ejemplo de formato y como puede usarse el código de colores para identificar los puntos con problemas.

1. Confirmaciones

Las revisión de las confirmaciones debe hacerse en dos etapas principalmente, una es la confirmación de producto terminado común o liso (Order Type: ZP03) y otra es la confirmación de los productos decorados o reseleccionados que son (Order Type: ZP05 y ZP06). Para esto debe seguirse el siguiente procedimiento:

2.1) Entrar a la transacción ZRTR_PROD_CONFIRM

2.2) Después seleccionar el periodo de revisión de las confirmaciones y la planta. Dependiendo del momento de revisión y de cómo se programe el horario de confirmaciones en cada planta se selecciona la fecha de fin. En la sección Opciones seleccionamos Furnace Hours y en la sección Report selection escogenos By day y ejecutamos.

2.3) Esto se realiza para verificar las confirmaciones de las órdenes de Molten Glass, esto se realiza verificando las horas de trabajo del horno confirmadas hasta el momento, las horas de confirmación deben ser siempre 24, contener todos los hornos y una fila por cada día de confirmación.  Atención: En periodos de parada permanente de un horno, sin consumo de energía, las confirmaciones pueden suspenderse. Se debe registrar si hay atrasos en las confirmaciones en el formato de control.

2.4) Después se devuelve un menú y se escoge en la sección Opciones Machine Hours, dejando lo demás igual y ejecuto.

2.5) Esto se realiza para verificar las confirmaciones de Glass Design, cada uno de los workcenter debe tener 24 horas de confirmación, la única forma en que una máquina no se confirma es si va a quedar parada definitivamente y sin consumo de vidrio. Se deben registrar si hay atrasos en las confirmaciones en el formato de control.

 2.6) Después se devuelve un menú y se escoge en la sección de Opciones Count of SKU´s. Lo demás lo dejo igual y ejecuto.

2.7) Esto me mostrará el número de confirmaciones de SKU que hubo en un día en cada Work Center. Se verifica que esto coincida con la realidad y se registra si hay atrasos en las confirmaciones en el formato de control.

2.8) Hasta el momento se han verificado las confirmaciones de MG, GD y SKU (Order Type ZP03), pero se necesita verificar también las confirmaciones de las ordenes de decoración externa y de reempaque (Order Type ZP05 y ZP06). Para esto ejecuto la transacción COOIS.

2.9) Una vez en COOIS se selecciona en el campo list la opción que incluye la palabra Confirmations, se selecciona la planta de producción, y en el tipo de orden introduzco en lista los tipos ZP05 y ZP06, en Syst. Status, coloco TECO y activo la casilla de exclusión. Esto para que no me traiga ordenes cerradas técnicamente, esto para que el reporte sea más corto y porque se supone que las ordenes con TECO ya tuvieron que haber sido confirmadas en su totalidad. Para facilidad de análisis se selecciona en el campo Relative Basic Finish Date el valor >-5, esto traerá todas las órdenes que tengan fecha de finalización superior a cinco días atrás. Esto quiere decir que solo me traerá las ordenes que finalizaron hace 5 dias (la última revisión) o las que están activas. Después ejecuto el reporte.

2.10) Se sugiere acomodar el layout de mejor visulización. Se sugiere uno que agrupe por centro de trabajo y por fecha. Allí se podrá ver las confirmaciones realizadas cada día por cada centro de trabajo y se podrá verificar en qué centro de trabajo faltan las confirmaciones. Se registra el atraso en el formato de control

3) COGIS

Los errores COGIS se refieren a errores que se generaron en los procesos de confirmación, estos pueden indicar falta de recursos o imposibilidad de realizar algún consumo por un motivo u otro. Son consumos que quedan pendientes, por lo que es muy importante solucionarlos antes de cerrar las órdenes técnicamente y después de verificar que las confirmaciones estén al día. El procedimiento para verificarlos es muy simple: