Ensayo digitalización taller

Introducción

El presente encargo es realizado en base al instituto profesional Duoc UC, teniendo como objetivo la implementación digital de libros del centro bibliotecario y de docentes. La cual ha trabajado en el proyecto hace un tiempo con el sistema Microsystem. Teniendo una experiencia bastante valorable en términos de relación cliente proveedor.

En este ensayo podemos identificar que la biblioteca digital es una fortaleza para el proceso de acreditación institucional, se ha revertido la tendencia a la baja de los préstamos presenciales, La digitalización y automatización de las bibliotecas, ya es una realidad y vienen a cambiar el rol tradicional de las mismas. Las bibliotecas tendrán una mayor participación en el proceso de enseñanza aprendizaje, aportando valor en la comunidad académica con un mayor protagonismo y alcance.

Este es el objetivo que tiene como proyecto de digitalización la biblioteca de Duoc UC, y con esto podemos seguir apostando a digitalizar y automatizar otros procesos.

El proyecto consta con un levantamiento tecnológico que tenga un alto estándar de usabilidad. Para esto contemplamos los siguientes elementos:

• Facilidad de aprendizaje.

• Facilidad y eficiencia de uso.

• Facilidad de recordar cómo funciona.

• Satisfacción subjetiva.

Además, que diera garantías de un acceso todos los días y a toda hora para los estudiantes y docentes, con una seguridad que resguardara la información y que solo dé acceso a la lectura del texto.

El proceso de digitalización contempla una cadena de producción que consta de las siguientes grandes fases:

a) Selección de los textos.

b) Digitalización.

c) Indexación y tabla de contenidos.

d) Catalogación.

e) Enlazamiento y seguridad.

f) Poblamiento de Base de datos.

Este Proceso se ha mejorado es el de las actualizaciones de las Bibliografías, el cual incluye el trabajo de las Escuelas, la Dirección de Desarrollo Académico y el Sistema de Bibliotecas, donde se han mejorado la obsolescencia de un 56% a un 43% en menos de un año.

La implementación del proyecto comenzó específicamente en diciembre de 2018, digitalizándose 1.147 títulos en la primera etapa, correspondientes a los libros más utilizados de las bibliografías obligatorias. En el año 2019 se digitalizaron cerca de 3.000 títulos, a la fecha está cerca de los 5.000 títulos, y nos quedan casi 4000 por digitalizar el 2018.

El impacto principal de este Proyecto se veo reflejado en los indicadores de gestión de Biblioteca donde las transacciones digitales de 6.000.000 el 2016 subieron aproximadamente a 11.000.000 de transacciones el 2019. El acceso a los títulos de bibliografías obligatorias, simultáneamente a todos los estudiantes, desde donde se encuentren y desde cualquier dispositivo, permite que casi todos los estudiantes tengan acceso a su bibliografía.

Todo este proyecto busca desde su génesis aumentar el acceso y uso de las Bibliografías Obligatorias, lo cual se ha logrado plenamente en los índices de cobertura. También el propósito era optimizar la calidad de las bibliografías. Esto dice relación con contar con las mejores Bibliografías, más pertinentes y actualizadas. Por último, se generó un círculo de buenas prácticas con el trabajo en equipo con los analistas instruccionales que se desempeñan la tarea anticipando la construcción de nuevos Programas de asignaturas y mejorando las que están en régimen.

Agregando valor a todas las prestaciones que refiere a la Biblioteca mejorando la calidad de los servicios y herramientas que ofrecemos a nuestros estudiantes.

Otro indicador que ha tenido un alza considerable es la cobertura de las bibliografías por Carrera, que es un dato clave para el proceso de Acreditación tanto para las acreditaciones de Carrera como para la acreditación institucional, pasamos de una cobertura Duoc UC de PIAS (Planes y programas Instruccionales) de 85% a un 94%, durante el periodo junio 2018mayo 2019.

Otro proceso que se ha mejorado es el de las actualizaciones de las Bibliografías, el cual incluye el trabajo de las Escuelas, la Dirección de Desarrollo Académico y el Sistema de Bibliotecas, donde se han mejorado la obsolescencia de un 56% a un 43% en menos de un año.

A nivel de sustentabilidad de la operación de Biblioteca, también ha mostrado avances sustantivos llegando a las metas comprometidas al inicio del proyecto, haciendo ahorros de un 20% anuales 2018 y 2019, rebajando en 2019 a casi un 50% del presupuesto.

Sin duda se deberá continuar agregando valor a todas las prestaciones que se incuban en Biblioteca mejorando la calidad de los servicios y herramientas que Duoc UC ofrece a una gran cantidad de estudiantes a través de las distintas sedes a nivel nacional.

Objetivos:

- Mayor control, organización y actualización -Disposición inmediata y permanente de la información.

− La capacidad de acceder desde cualquier lugar a cualquier hora y desde cualquier dispositivo.

- Capacidad de acceso múltiple a través de los conceptos indexados.

- Una mayor integración con las aplicaciones de negocio, rapidez de acceso a la información.

- Eliminación de movimiento de documentos, y en consecuencia evitar las pérdidas.

− La capacidad de transmitir las imágenes dentro de un flujo de trabajo estructurado.

− La eliminación de sistemas híbridos.

− La aplicación de métodos de clasificación e indexación coherentes para la recuperación de documentos.

− La integración con los procedimientos de la organización para recuperación ante desastres y copias de seguridad.

- Control en el acceso a la información, ya solo puede acceder aquellas personas con permiso. Se cumple la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

− Obtención de una copia protegida y segura de múltiples documentos evitando los extravíos.

- Reducción de tiempo de consulta y de archivado, reducción en consecuencia de costes de personal.