La concentración de archivo de forma correcta

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El piso donde se encuentra las oficinas del Departamento, no se encuentra en las mejores condiciones ya que cuenta con goteras, instalaciones de minisplits inconclusas en el área donde se encuentra el archivo y partes faltantes del techo. Por lo hay filtraciones de agua al edificio y esto ha dallado en varias ocasiones documentación oficial, hasta equipos electrónicos.

La falta de seguridad en la oficina es otra problemática que cuenta el Departamento ya que en horas de labor ingresan un gran número de personas que no son trabajadores del Instituto o ajenos al Departamento ya que el piso se comparte con la oficina de Conservación, Servicios Generales y Transportes.

Todas estas problemáticas dan como resultado la vulnerabilidad de los documentos a que sean dañados y quedar inservibles o ilegibles para próximos trámites para el cumplimiento correcto de la Normatividad que rige el Departamento o solicitudes de información por parte de Nivel Central para la actualización de expedientes.

Objetivos

- Crear un respaldo electrónico de la documentación importante.

- Crear un procedimiento para el scaneo y la integración para el respaldo electrónico de documentos.

- Crear una base de datos con la documentación scaneada.

- Proporcionar los elementos técnicos en materia de archivos que permita la adecuada organización, clasificación y destino final de los documentos institucionales, en cumplimiento de la normatividad vigente.

- Depuración de documentos

Importancia del Estudio

Limitaciones del Estudio

En el IMSS(Instituto Mexicano del Seguro Social) en comparación en otras empresas particulares siempre ha tenido una desventaja en innovación de tecnología, en la actualidad el IMSS cuenta con máquinas de escribir y todavía son usadas por los trabajadores.