La presente monografía se investigó con la finalidad de mejorar y acrecentar nuestros conocimientos y capacidades en atención al cliente

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OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Conocer conceptos teóricos de la Secretaria Moderna, para estar a la vanguardia de los conocimientos.

- Aplicar los conocimientos adquiridos en una Empresa o Institución, demostrando una actitud positiva y de superación.

- Aplicar conocimientos teóricos de atención y satisfacción al cliente que toda Secretaria conoce e insertarse a la sociedad y desempeñarse con eficiencia.

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CAPITULO I

LA SECRETARIA MODERNA

- DEFINICION DE LA SECRETARIA.

El significado etimológico de la palabra secretaria, proviene del latín “Secretum”, pues se refiere a alguien que guarda los secretos. Secretaria o secretario es la persona que tiene como fin asistir a su jefe, satisfaciendo de forma beneficiosa a la empresa. La Secretaria de hoy no se limita a redactar documentos, pues en la actualidad ejecuta una variedad de funciones, por ende sus labores son multifuncionales dentro o fuera de la entidad para la cual se desempeña.

Además, es calificada como la imagen principal de la Institución. Secretaria es aquella que se caracteriza no solo por su apariencia, sino también por cualidades sistematizadas que la convierten en un miembro indispensable, único y muy competitivo.

- PERFIL DE LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA.

Debe ser una persona en la se tenga plena confianza y que cumpla con las siguientes características:

- Buena presencia.

- Personalidad equilibrada y proactiva

- Autoestima positiva.

- Capacidad de adaptación a los cambios.

- Habilidades comunicativas y escucha activa.

- Dominio del Microsoft Office, Internet e intranet.

- Capacidad de crear, innovar e implementar.

- Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.

- Brindar apoyo a todos los departamentos de la empresa.

- Disposición para trabajar en equipo y bajo presión.

- Capacidad de observación, concentración y amplitud de memoria.

- Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.

- Espíritu de superación.

- Flexibilidad.

- Sentido de humor.

- Buenas relaciones interpersonales.

- Agudeza visual.

- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.

- CONOCIMIENTOS TECNICOS.

Así mismo para poder alcanzar la máxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfección una serie de conocimientos técnicos apropiados para el cargo que desarrollará, tales como:

- Técnicas y sistemas de archivo.

- Técnicas de oficina.

- Digitación o mecanografía al tacto.

- Uso apropiado del teléfono.

- Manejo y organización de la agenda electrónico.

- Redacción de la correspondencia general, comercial y administrativa.

- Manejo adecuado de los documentos.

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- Conocimiento de un idioma extranjero.

- Ofimática.

- Ortografía y gramática.

- Caligrafía.

- Matemática financiera.

- Contabilidad.

- CUALIDADES HUMANAS Y ETICAS DE LA SECRETARIA MODERNA.

Así mismo una Secretaria debe poseer las cualidades humanas y éticas:

- DISCRECION.

Es vital para toda Secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deberá tener los documentos alejados de miradas indiscretas, además de mantener la prudencia respeto a la información que conoce.

- ADAPTABILIDAD.

Se requiere que toda Secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposición favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

- INICIATIVA Y CAPACIDAD DE TRABAJO.

Se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una Secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaución y criterio.

- PUNTUALIDAD.

Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda Secretaria debe ser puntual en el cumplimiento de su trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.

- RESPONSABILIDAD.

Implica que la Secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.

- LIMPIEZA Y ORDEN.

Una Secretaria siempre debe ser ordenada. Tener su oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.

- PACIENCIA.

La Secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchan como lo esperaba.

- COOPERACION.

El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la Secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demás compañeros del trabajo.

- BUEN CRITERIO.

Poseer un buen juicio, significa tener