¡NOS URGE CERTIFICARNOS EN ISO 9000!

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El proyecto de implementar ISO 9001 debe involucrar a toda la organización. No es solo la labor de una sola persona o del “encargado de calidad”.

4. Definir el alcance de la certificación.

En términos sencillos el alcance significa que es lo que va a cubrir el sistema de gestión de la calidad. Por lo general se expresa en términos de servicios, productos o unidades funciónales. Cuando se refiere a la certificación de un producto, no es una certificación a la calidad del producto, sino el sistema de gestión de calidad para producir dicho bien o servicio.

5. Establecer la estructura documental del sistema de gestión de la calidad.

La estructura documental se va a basar en la complejidad de las actividades que estén cubiertas en el alcance. Normalmente la estructura que toman los sistemas; se basa en una pirámide dado que la documentación se estructura de lo más general a lo más particular.

6. Establecer la política de la calidad.

A pesar de que se minimiza su importancia, la política de la calidad va a ser la cristalización de las intenciones de la Alta Dirección relativas a la calidad. Una manera de crear una política es pedirle a todas las áreas una pequeña contribución para poder contar con un enunciado en que la organización pueda verse reflejada.

7. Establecer los procesos del sistema de gestión de la calidad.

La determinación de los procesos es una tarea muy delicada que requerirá de un análisis exhaustivo de las actividades de la organización. Para una adecuada interpretación e implementación de este punto, se debe contar con un excelente entendimiento del denominado enfoque basado en procesos.

8. Definir los objetivos de la calidad.

Por definición de ISO 9000, un objetivo de la calidad es algo ambicionado o pretendido con la calidad. ISO 9001 requiere que como parte de la planificación se establezcan objetivos en las áreas y funciones relevantes de la organización.

DOCUMENTACION

La máxima de la documentación es el principio de que un documento solo debe existir si responde a:

- Requisitos legales o reglamentarios.

- Requisitos normativos.

- Si la ausencia del documento afecta adversamente la calidad.

- Requisitos del cliente.

Y la segunda regla de oro:

- A mayor capacitación y competencia del personal menor necesidad de documentación.

OPERACIÓN Y PRUEBA

Cuando se llega a la operación y prueba de un sistema es corroborar que la empresa ha hecho a ISO 9001 parte de su operación y no viceversa. Esta tarea suele toparse con algunos obstáculos que hay que atacar.

El responsable de calidad.

Es muy importante tener mucho cuidado al elegir a un responsable de calidad. Debe de tenerse la precaución de que sea alguien con autoridad, ya que es muy común que existan responsables de la calidad sin la autoridad que los respalde. Este representante debe contar con conocimientos solidos sobre la norma ISO 9001, debe tener mucho cuidado con la comunicación y tener auténticos dotes de liderazgo. Debe haber sabido vender muy bien el sistema a todos los niveles, con o sin ayuda de un consultor y con apoyo de la Dirección haber creado el ambiente adecuado para que todo el personal se comprometa con el proyecto.

Nunca el representante debe imponer u obligar al personal. La tarea de pasa a una nueva forma de cómo hacer las cosas y en si la gestión del cambio, implica una tarea muy ardua de liderazgo y manejo del personal. Debe hacerse con mucha sensibilidad.

La empresa familiar.

Generalmente la empresa familiar, con enfoque paternalista, liderazgo autocrático y fuertes dosis de nepotismo. Son empresas que se resisten al cambio, debido a que piensan que su empresa funciona bien gracias a sus visiones de hacer negocios, pero como se sabe hoy en día eso no es suficiente sin un enfoque a sus clientes.

Dirección poco comprometida.

Este es el problema más común y más difícil de manejar en la organización, debido a que muchos Directores desean la certificación con el menor compromiso posible, porque desde un principio ignoran que implantar ISO 9001 es todo un compromiso.

Un sistema de gestión de la Alta Dirección comprometida, nunca va a llegar a ninguna parte y si la meta es contar con el certificado, se va a desperdiciar mucho dinero. La Dirección debe estar comprometida y convencida de la utilidad de su sistema.

Comunicación.

Uno de los ejes fundamentales en todo proyecto es definitivamente la comunicación. El problema que radica en muchas organizaciones son las fallas de comunicación por las más diversas causas, algunas de las cuales se reducen al clima y cultura organizacional.

El éxito de la implementación va a ser en una continua comunicación a todos los niveles: la Alta Dirección tiene que hacer lo propio a su nivel y de ahí en cascada. El Representante de la Dirección, requiere esforzarse en esta labor de información a todos los niveles y en todas las etapas de maduración del sistema. Los medios usados dependerán de cada organización. Los favoritos son el pizarrón de avisos, el correo electrónico, las juntas con el personal o hasta los más sofisticados como el intranet de la organización.

Constancia en el propósito.

Como cualquier iniciativa de mejora, si no existe disciplina ni constancia se llegaran a resultados poco eficaces. Para un proyecto de implementación de ISO 9001 es muy claro, cuando usualmente el entusiasmo y buenos propósitos reinan al principio, al tiempo que una motivada Alta Dirección anuncia su proyecto a toda la organización. Un ingrediente de éxito en una implementación es que las frases sonoras y motivacionales y el compromiso no sólo queden al principio del proyecto, sino que durante toda la implementación y más allá de la certificación se mantenga el propósito en forma constante.

Auditorías internas.

La ISO 9001 exige que se realicen auditorías