Se como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo

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- Transferencia de documentos: a través de este proceso archivístico evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite además disponer de un mayor espacio físico, equipos y materiales, garantizado la integridad y la conservación del patrimonio documental. Se recomienda verificar que los documentos a transferirse hayan sido debidamente foliados.

- Eliminación de documentos: este proceso archivístico consiste en la destrucción de los documentos considerados innecesarios, previa autorización del archivo general de la nación o los archivos regionales en el ámbito de su competencia. Para ello es necesario conformar un comité evaluador de documentos (CED), que se constituye en la máxima autoridad archivística en cada institución.

- La importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas financieras y contables.

Los archivos recopilan, mantiene y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de las actividades que esta realiza.

También contribuye en la solución de preguntas o inquietudes y da cierta asesoría y orientación.

- Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet, las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.

Ha habido muchos avances en la tecnología en los últimos años, estos forman un rol muy importante en el desempeño de la comunicación del ser humano.

Nos da una posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, o de cualquier área en que la que desee.

- Correo electrónico: El correo electrónico permite la transferencia de documentos, mensajes, fotos, videos. Etc. En cuestión de segundos, también se puede visualizar en toda la pantalla del computador el archivo que anteriormente hayas seleccionado.

- Redes sociales: en las redes se puede compartir información y hacer consultas desde cualquier punto de acceso. Y también permite archiveros comunicarse con sus proveedores y sus usuarios