TAREA 2.1: “FLUJOGRAMA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS”

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En relación con el flujograma, podemos identificar los puntos críticos, es decir, las tareas que ponen en riesgo el proceso de distribución, los cuales son:

- Logística y producción: La cantidad del producto a distribuir supera la capacidad de los camiones propios. => Se requiera de empresa externa.

- Logística: Falta de monitoreo de los camiones durante trayecto. => El camión no notificara su ubicación y/o ruta actual.

- Vendedor: Falta de documento firmado por el cliente que especifique horario de entrega => Aunque la empresa cumpla con el horario establecido, sin este documento, no se puede tomar alguna acción en caso de incumplimiento por parte del cliente.

Tras esto, se debe identificar el punto crítico fundamental, en este proceso, es la ausencia de contrato establecido con una empresa de transporte, ya que tienen asociado los siguientes procesos:

- Este problema afecta tanto a lo administrativo y lo operacional. En el área operacional, se busca saciar el exceso de demanda por medio de empresas externas, lo que conlleva a buscar a diario empresas que cumplan con esta tarea. Lo que provoca que los precios sean variantes dependiendo de cada empresa, por lo tanto no se tendrán costos fijos. Más aun, es un problema para logística ya que al no conseguir los camiones necesarios para el transporte, se debe posponer la entrega del producto, es decir, se provoca un retraso en el reparto.

- En el área administrativa, a base del problema operacional, nos damos cuenta que el problema parte desde este ámbito, esto se genera al no tener un convenio o asociación con una empresa transportista externa establecida (con un contrato vigente) o una mayor flota de camiones.

Para la solución de este problema, el departamento de logística debe[b]:

- Realizar catastro de empresas que entreguen servicio de distribución con camiones acondicionados a los requerimientos de nuestra industria (petroquímica) evaluando la mejor alternativa considerando precio, capacidad, disponibilidad de camiones y ubicación de la empresa.

- Con la empresa de transporte escogida establecer un contrato a plazo de por lo menos un año de manera de asegurar los puntos considerados anteriormente. En el contrato se deben establecer cláusulas que especifiquen que en caso de no cumplimiento de disponibilidad de flotas o de cualquier hecho que sea perjudicial para la empresa mermando ventas o por pérdida de clientes, que la empresa prestadora de servicios de transporte se haga responsable. [c]

- Considerando el procedimiento descrito se debería establecer una alianza estratégica y de confianza con la empresa prestadora de servicios transporte de manera que se fomente y desarrolle la misión y visión de nuestra empresa en estudio. Si bien se puede considerar la opción de integrar una flota de camiones a la empresa, pero esta opción se descarta, por parte de ellos, ya que se considera que los costos son muy elevados, por conceptos de mantención de los camiones, pago de patentes y de permisos necesarios para el uso de estos; es por eso que se prefiere externalizar la distribución del producto y no la compra de más camiones.

Conclusión[d]

Finalmente, cabe mencionar, que la firma debe buscar empresas externas diariamente, por lo que se podría pensar que la causa de esto es la cantidad de camiones que posee la empresa, sin embargo, también se debe considerar el alto costo que requiere comprar, mantener y manejar (conductores con licencia adecuada) estos camiones, por lo que les conviene externalizar.

Al analizar el proceso e identificar todas las causas y puntos críticos, observamos que el problema que se debe solucionar radica en la falta de un contrato con quien externalizar de forma fija y segura para reducir el riesgo de aplazar la entrega (principal causa de la demora). Con esto tendremos costos fijos y un proceso de distribución más estandarizado, lo que da como resultado una mayor utilidad (económica) y conformidad del cliente en cuanto al tiempo de entrega.