APORTES DE LAS TEORÍAS ADMINISTRATIVAS A LAS EMPRESAS DEL SIGLO XXI

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Por otro lado, debemos tener en cuenta que en la gestión por funciones se hace énfasis en las labores con personas especializadas, la eficiencia va enmarcada a la división y responsabilidad de la persona que posee el conocimiento propio de la labor asignada, esto hace que la empresa tenga varios expertos en tareas controladas, sin embargo esto es un arma de doble filo, pues si hay una cadena de labores y uno de los especialistas llegase a faltar, la productividad se vendría abajo y se vería truncado la eficiencia de la labor. Sin embargo, es interesante conformar un equipo sólido de especialistas que pueden mantener una productividad eficiente en aras de los objetivos empresariales, puede ser ilusorio pero no es imposible. Este equipo de especialistas se cuestionarán cómo deben hacer mejor lo que vienen ejecutando dentro de su propia área.

Se sabe que todas las actividades, tanto internas como externas, necesitan de una serie de procesos que se van estableciendo de acuerdo con las necesidades del quehacer diario, por ende, entenderemos que los procesos son:

Sistemas o conjunto de actividades en las cuales se utilizan recursos para transformar las entradas o demandas en salidas. Puede decirse que un proceso se origina en la demanda o pedido que un cliente hace a un proveedor porque necesita un producto o un servicio. Los componentes de un proceso pueden ser:

- Un cliente: que es la persona que requiere el producto o demanda un servicio

- Unos Insumos: Los necesarios para la elaboración del producto o para suministrar el servicio

- Acciones de personas o máquinas que son las actividades que transforman o agregan valor a los insumos para la elaboración de los productos o prestación de los servicios que demandan los clientes. (RAMÍREZ, 2010)

En la estructura de la gestión de procesos tenemos como eje fundamental el cliente y sus necesidades, en consecuencia se debe tener mayor cuidado y análisis en los requisitos y especificaciones que al cliente le interesa, para así desarrollar procesos óptimos para conseguir los objetivos y el producto o servicio requerido. La satisfacción del cliente es resultado final de los objetivos organizacionales que lo llevan al éxito en las estrategias administrativas y llevarlas de manera competitiva y eficaz.

También, el hecho de hacer las cosas bien pensando en el cliente, lleva implícito un cambio de ambiente laboral y cultural al interior de la organización, pues la intención es que los clientes internos sean conscientes de la importancia de hacer bien lo que hacen para establecer una imagen de prestigio en la calidad de sus productos y servicios.

Es un trabajo en conjunto y equipo que no requiere tanto control sino que se basan en la contribución de todos para que el resultado final sea lo mejor posible. Esto implica, a su vez que el cliente interno se sienta reconocido como parte fundamental del proceso de la salida del producto o servicio y no se sienta aislado en un departamento específico.

El rasgo más característico de este de método sistemático de mejora de procesos es su continuo recurso a las medidas, a los datos objetivos, para la detección de los puntos a mejorar, para confirmar el hallazgo de la causa real de los defectos detectados, para corroborar que la solución adoptada es la apropiada y para cuantificar el nivel de mejora alcanzado. [4](ZARATIEGUI, 1999)

Esto quiere decir que sus acciones son continuas, constantes y específicas que permiten el perfeccionamiento de las acciones que se ejecutan para el producto o servicio final, a su vez permite que se adapten las estrategias y estimula la creatividad de los clientes internos, esto hace que la motivación sea más arraigada y los miembros de la organización se sientan cada vez más involucrados en las actividades y en las toma de decisiones de la compañía de manera descentralizada. Es necesario que la organización faciliten los escenarios para que los colaboradores propongan, transformen y se atrevan a presentar propuestas sin el temor de la autoridad.

En la actividad de estudio y análisis de la organización se aplican conocimientos y técnicas de diagnóstico organizacional. Esos conocimientos y técnicas forman parte de la teoría y de la práctica administrativa sobre la organización y son materia de estudios especiales que se conocen con el nombre de Análisis Administrativo o estudios de organización y métodos (O & M) y últimamente con el nombre de Reingeniería. Como consecuencia de la teoría estructuralista, se consideró que la organización se comporta como un ser vivo, que evoluciona sometido a influencia o fuerzas internas y externas, las cuales deben ser identificadas, analizadas y controladas. Apareció entonces la Teoría del Desarrollo Organizacional D.O. que puede equipararse al concepto de cambio estratégico.

El sentido de una organización es satisfacer a los clientes con productos o servicios que se adapten a las necesidades de los clientes externos, sin embargo, dentro de la organización también se tienen necesidades de los clientes internos, por ende, es necesario tener la claridad, identificar, definir y establecer estrategias particulares que satisfagan todas las necesidades mencionadas. Los procesos deben enfocarse en buscar el éxito de las aplicaciones de las estrategias para los clientes internos, que generaría un buen ambiente laboral y sentido de pertencia por la organización y para los clientes externos, que generaría la fidelización. Por lo tanto, los procesos tendrán un valor adicional por la manera en la que se ejecutan las actividades, mejore el ambiente laboral, exista una estabilidad no solo de manera laboral sino personal y el fortalecimiento del sentido de pertenencia por la compañía.

Se puede afirmar entonces, que el principio de la gestión de procesos permite una mayor autonomía, flexibilidad y autocontrol en el quehacer de los miembros de la organización.

En la teoría del desarrollo organizacional, la autoridad estará basada en una administración de tipo horizontal en el que en un mismo proceso pueden intervenir, apoyar y ejecutar diferentes áreas permitiendo una integralidad entre los clientes internos y externos; mientras que las mejoras continua de los procesos tienen un ámbito transfuncional (Conformación de un equipo de personas pertenecientes a diferentes áreas que intercambian información, desarrollan nuevas ideas, resuelven conflictos, coordinan y ejecutan proyectos) y generalizado en el proceso.

Si los miembros de la organización no tienen pleno cocimiento de los procesos que involucran las empresas, no se generaría un compromiso serio con los objetivos