Administración de proyectos Resumen del tema

...

Para explorar el tema, haga clic en los vínculos de la parte superior e izquierda de la pantalla. Cuando haga clic en un vínculo en la parte superior de la pantalla, los de la izquierda cambiarán. Para explorar el tema en forma completa y lineal, siga estos pasos:

- Visite cada sección del tema haciendo clic en los vínculos en la parte superior, de izquierda a derecha.

- Revise la información de cada sección haciendo clic en los vínculos de la izquierda, desde arriba hacia abajo.

- En la sección Práctica, haga clic en Siguiente para continuar explorando el escenario. Cuando llegue a un punto de decisión, elija una opción y lea la retroalimentación. Luego analice las otras opciones para obtener información adicional. Nuevamente, haga clic en Siguiente para continuar.

- En la sección Herramientas, haga clic en un icono para abrir una herramienta. Puede imprimir una copia de la herramienta para usarla cuando no esté conectado. También puede completar la herramienta en línea y grabarla en su disco duro.

- Para finalizar, responda la prueba de Autoevaluación y lea los Artículos en línea de la sección Para aprender más.

---------------------------------------------------------------

¿Qué es la administración de proyectos?

Un proyecto es un conjunto de actividades interrelacionadas, que a menudo implica el trabajo conjunto de un grupo de personas para conseguir una meta u objetivo común durante un período determinado. Diseñar un nuevo automóvil, por ejemplo, es un proyecto. Un grupo de personas colabora en el diseño, la fabricación, la prueba y la modificación. Una vez iniciada la producción del automóvil, el proyecto termina para el grupo de diseño. La responsabilidad de producir, comercializar, vender y reparar el automóvil se maneja a través de los departamentos establecidos y de las unidades de negocios.

En todos los niveles de una empresa se llevan a cabo proyectos, y pueden exigir el esfuerzo de una sola persona o de varios miles de ellas. Su duración puede ir de una semana a más de dos años. Algunos involucran una sola unidad de una organización. Otros, como las empresas conjuntas o las asociaciones, cruzan las fronteras funcionales e, incluso, las organizacionales.

Si administra un proyecto y desea garantizar su éxito, debe transformar lo que en un principio puede parecer un vago concepto en un proceso mensurable y explicable que cumpla los requisitos de su empresa. La administración de proyectoscorresponde, por lo tanto, a la planeación, programación y organización de las actividades de los proyectos de modo que los objetivos se logren en un período específico. No es sorprendente que la administración de proyectos requiera sólidas destrezas de organización, presupuestación, dotación de personal, control y comunicación.

Los beneficios de la administración de proyectos

Al administrar proyectos eficazmente, genera inmensos beneficios para su empresa. A continuación se dan algunos ejemplos:

- Garantiza que todo se haga a tiempo y dentro del presupuesto. Estos logros agregan predictibilidad al trabajo de su organización.

- Minimiza costos. Al encontrar maneras de cumplir los objetivos dentro de horizontes de planeación razonables, los buenos administradores de proyectos reducen costos.

- Utiliza eficazmente los recursos. La administración de proyectos adecuada ayuda a aprovechar mejor el dinero, además del valioso tiempo de los empleados.

- Agrega valor al negocio. Los proyectos corresponden a medios clave mediante los cuales las organizaciones logran sus metas estratégicas.

Administración de proyectos como un proceso

Para administrar un proyecto, lo normal es pasar por cuatro fases:

- Definir y organizar el proyecto. Usted identifica la necesidad comercial y los objetivos del proyecto, aclara los requisitos en competencia y se preocupa de mantener el alcance del proyecto, define funciones y responsabilidades, crea una declaración de principios del proyecto, y desarrolla estimaciones de alto nivel tanto de tiempo como de costo.

- Planear el proyecto. Usted forma a su equipo y asigna tareas, desarrolla un presupuesto y un programa, y crea un plan de comunicaciones.

- Ejecutar el proyecto. Usted lanza el proyecto junto a su equipo, monitorea y controla el progreso en términos de costo, tiempo y calidad, y maneja el riesgo.

- Conclusión del proyecto. Usted y el equipo del proyecto evalúan el desempeño del equipo, archivan los documentos relacionados con el proyecto, capturan el aprendizaje obtenido y celebran la finalización del proyecto.

Tareas y actividades en común

Aun cuando las cuatro fases de la administración de proyectos tienen distintas actividades asociadas a ellas, y el proceso parece lineal, sus principales tareas a menudo coinciden entre sí y son iterativas.

Por ejemplo, puede comenzar la primera fase de definir y organizar el proyecto con una cifra aproximada para su presupuesto y una fecha de finalización estimada para el proyecto. Una vez que se encuentre en la segunda fase, planeando el proyecto y ocupándose de los detalles de su plan, probablemente querrá que sus estimaciones de presupuesto y programa sean mucho más específicas. Entonces puede repasar algunos de los pasos que dio durante la fase de definición y organización, haciendo preguntas más detalladas. Coincidencias similares se producen en las fases posteriores del ciclo de vida del proyecto.

Volver a las actividades y tareas de una fase anterior de esta manera no significa que está retrocediendo ni perdiendo terreno. Más bien significa simplemente que está incorporando el nuevo conocimiento e información al plan general para mejorar el desempeño de las tareas de su proyecto.

Consulte también el Artículo en línea: "Enfrentar la confusa fase inicial de un proyecto".

Identificar la necesidad comercial y los objetivos del proyecto

Suponga que se le asignó un proyecto con expectativas y responsabilidades explícitas. En este caso, sigue siendo una buena idea identificar correctamente la necesidad subyacente que debe satisfacer el proyecto, de modo que éste resuelva el problema correcto..

Por