Características y contenido del rubro

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- Caja General o Principal

- Caja Chica

- CAJA GENERAL O PRINCIPAL

Con carácter general, podemos señalar que las medidas de control interno aplicables al Efectivo en la Caja General o Principal se fraccionan en los siguientes tres grupos:

- CONTROL DE ENTRADAS/INGRESOS: es la confrontación de Informe Diario de Caja – en el área de ingresos – con los informes presentados por los departamentos de la empresa que dieron origen a esos entradas/ingresos.

Podemos citar un ejemplo:

Entradas por Cobro de Facturas Pendientes

Informes de Cobranzas

Informes de Cobradores

Entradas por Cobro de Facturas de Contado

Informes de Ventas.

Informes de Vendedores

Informes del Almacén de Mercaderías

En el siguiente cuadro se resume ejemplos de distintas alternativas de fondos que entran a la empresa.

TIPO DE OPERACIÓN

REGISTRACIÓN CONTABLE

DOCUMENTACIÓN

RESPALDATORIA

Ventas al contado

Caja

10.000.000

Factura de Venta

a Ventas

10.000.000

Cobro de cuentas a clientes

Caja

180.000

Recibo de Cobro

a Cuentas p/Cobrar

180.000

Cobro de pagarés

Caja

2.000.000

Recibo de Cobro

a Documentos p/ Cobrar

2.000.000

Ingreso de préstamos

Caja

8.000.000

Liquidación del Banco

Intereses a Vencer

2.000.000

Firma de Pagarés

a Préstamos Bancarios

10.000.000

Cobro de tarjetas de crédito

Caja

1.400.000

Liquidación de la

Comisión bancaria

100.000

Financiera

a Tarjetas de Crédito a Cobrar

1.500.000

Medidas de control interno para Entradas de Efectivo

- Un buen sistema de control interno exige que el 100% de los ingresos de caja sean depositados diariamente o a la brevedad en la banco.

- Toda operación de ingreso de dinero debe contar con el correspondiente comprobante de ingreso.

- El depósito que se realice de los fondos ingresados debe quedar registrado en una planilla de control que será validado al confeccionar la conciliación bancaria.

- La persona encargada de la recepción de los fondos debe confeccionar al término del día un resumen con todos los ingresos recibidos detallando la fuente de estos y confeccionar el comprobante de depósito.

- Una persona de distinto nivel jerárquico debe autorizar o dar VºBº para el depósito propiamente tal validando el monto del depósito con todos los ingresos registrados en los distintos comprobantes de ingresos.

- Los comprobantes de ingresos deben estar foliados y ser emitidos consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso de anularse alguno de ellos.

- CONTROL DE SALIDAS/DESEMBOLSOS: son las medidas tomadas para garantizar que todas las entradas/ingresos de Caja sean depositados en las cuentas abiertas de la empresa con las instituciones financieras.

Esta medida se instrumenta a través de una permanente verificación del Informe de Caja con sus correspondientes depósitos y la verificación permanente de la autenticidad de los comprobantes de los depósitos en cuanto a fecha, monto, detalle de su contenido – efectivo y relación de cheques -, entre otros.

En el siguiente cuadro se resume ejemplos de distintas alternativas de fondos que salen de la empresa:

TIPO DE OPERACIÓN

REGISTRACIÓN CONTABLE

DOCUMENTACIÓN

RESPALDATORIA

Depósitos en el banco

Banco Cta.

500.000

Boleta de depósito

a Caja

500.000

Pago a proveedores

Proveedores

300.000

Recibo de pago del

a Caja

300.000

proveedor

Pago de préstamos

Préstamos Bancarios a pagar

1.600.000

Recibo emitido por el

a Caja

1.600.000

banco