Caracterización de los formatos solicitud de compra de suministros.

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Nota: La jefatura administrativa y financiera, da la aprobación tanto de los insumos solicitados y las cantidades, para lo cual registra su aprobación o desaprobación en la columna denominada Autorizado, indicando la cantidad efectivamente autorizada.PEDIDOS ORDINARIOS ESPECIALES

CONDICIONES PARA EL ENVÍO DE LA SOLICITUD DEL PEDIDO

* Oficinas Áreas Corporativa: Para el caso de las áreas corporativas, este pedido se consolida por área, el cual es enviado directamente al área de almacén y archivo para su respectiva gestión.

* Oficinas áreas regionales: El responsable de cada área, consolida el pedido según corresponda, y se envían a la jefatura administrativa y financiera para su revisión y aprobación para posteriormente enviar consolidado al área de almacén y archivo para su gestión.

* Oficinas Municipales: El responsable de cada municipio, se encarga de diligenciar el formato y enviarlo dentro de las fechas establecidas, al zonal según corresponda, a su vez el zonal, hace en consolidado de los municipios de su zona, y los envía a la jefatura administrativa y financiera para su revisión y aprobación

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Se consideran pedidos ordinarios especiales, los pedidos de devolutivos y pedidos de papelería de archivo:

* Pedidos Devolutivos: Son aquellos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza o uso normal se deterioren. Además no cumplen con los requisitos para catalogarlos como Activos fijos ya sea por que su costo no es representativo y/o no son objeto de depreciación; por lo tanto su registro contable corresponde a un gasto.

El suministro de los elementos devolutivos no es permanente, si no que se bebe hacer por reposición de los mismos. Igualmente estos elementos son indispensables para el buen funcionamiento de las oficinas y dependencias de la Empresa. Dentro de este grupo se encuentran los elementos listados en el Formato Solicitud de Elementos devolutivos los cuales se solicitarán solo cuando se verifique que estos están dañados, o cuando haya un funcionario nuevo.

* Pedido Elementos de Archivo: Dentro de este grupo encontramos todos los elementos de archivo, que se encuentran en el Formato Solicitud de Elementos de Archivo, y la solicitud se hace por correo electrónico a la coordinación de Archivo.