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¿Cuál es la importancia del archivo en las empresas?

Enviado por   •  28 de Diciembre de 2018  •  1.194 Palabras (5 Páginas)  •  160 Visitas

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Este ejemplo muestra lo anterior dicho, cada empresa posee un diferente tipo de organización para sus archivos, ya que o va a ser el mismo proceso de un despacho jurídico que el de un centro recreativo.

¿Cuál es la clasificación de los archivos?

Informáticamente y de acuerdo a sus elementos o funciones, los archivos se clasifican en:

-Archivos de entrada: están compuesto por una serie de datos almacenados en un dispositivo de entrada.

-Archivos de salida: contienen aquella información que se visualiza desde la computadora.

-Archivos de situación: contienen información que es actualizada constantemente.

-Archivos constante: están conformados por registros cuyos campos son fijos o bien, de baja frecuencia de variación.

-Archivos históricos: están compuestos por datos que varían en el tiempo y con información de los archivos actualizados.

-Archivos de movimiento: esta clase de archivos se utilizan junto con los constantes y poseen en común algún campo.

-Archivos de maniobra: son un auxiliar; se crean en el momento en que se ejecuta algún programa y se borran una vez que finaliza la ejecución.

¿Para qué se clasifican los archivos?

La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.

¿Cómo se clasifican los archivos?

Para la clasificación de archivos, existen diversas maneras de ordenar la documentación física, dependiendo del rubro y la actividad que tenga la empresa o institución.

-Archivo General: está destinado para aquella documentación que no está inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relación directa, pero que sí deben ser archivadas.

-Archivo Alfabético: como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto.

-Archivo Numérico: usa números en vez del alfabeto. Generalmente se usa para clasificar por años, meses y días. Son muy útiles para cualquier tipo de archivo, especialmente financiero. Los números consecutivos pueden asignarse de acuerdo a la llegada de documentos o de importancia.

-Archivo Alfanumérico: es una combinación del alfabético con el numérico: A-1, A-2, A-100, 1-A, etc.

Cualquiera que sea el tipo de archivo, debe tenerse una hoja de control o guía y un libro de registro de préstamos de documentos, dónde puedan firmar las personas que lo usan y quede la constancia de la entrega o devolución.

Al saber todo esto ya estas lo suficientemente preparado en el tema para responder las preguntas que se te ocurran sobre los archivos, en cambio solamente proporcionare mi punto de vista sobre la pregunta que hizo desarrollar todo este ensayo.

¿Cuál es la importancia del archivo en las empresas?

Los archivos han existido desde el principio de la escritura, ya que el ser humano siempre tiende a transmitir la información que posee de generación en generación, esto se demuestra a través de los grandes imperios que han existo a lo largo del tiempo, por lo que se demuestra que los archivos tienen un gran importancia en la sociedad actual, ya que estos tiene los conocimientos adquiridos a través de los tiempos.

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