Importancia del Archivo en las empresa

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LAS EMPRESAS

A través del tiempo especialmente en los últimos años el archivo ha tomado gran importancia; si se habla en los años 2003 al 2006, se puede decir que la mayoría de empresas, de organizaciones o quizás instituciones, el personal que tenían para administrar y organizar la documentación de archivo era personas que cometían algún impase las enviaban archivo como castigo o por su mala conducta o simplemente el jefe escogía quien irá a la oficina de archivo; estos archivaban sin ningún criterio lo hacían por hacer, sin ninguna normal que rigiera el procedimiento ya que esto podría tener consecuencias más adelante , tal como el servicio al cliente, esto se refiere en cuanto a la búsqueda de documentos, los cuales pueden ocasionar conflictos internos.

Para la época de 2010 o antes se ha mostrado la gran importancia que tiene el archivo y su propio manejo, Toda empresa cual sea el tipo que represente como pública o privada, el archivo debe tener un personal idóneo para el manejo de este, que sepa regirse por las leyes, normas y decretos que existen en nuestro país que hablen acerca de la organización de archivos.

En la legislación colombiana relacionada con los archivos, los documentos y el acceso a la información se encuentra enmarcada por la Constitución Nacional de 1991. Varios de sus artículos directa o indirectamente hacen mención a estos temas, en particular al que tiene que ver con el acceso a los documentos. Se destacan los siguientes Artículo 20. Derecho a la información. Artículo 67. Acceso al conocimiento y a la educación. Artículo 70. Acceso a la cultura. Artículo 72. Patrimonio cultural de la nación. Artículo 74. Acceso a los documentos públicos. Artículo 78. Regula el control de calidad de la información brindada a la comunidad Otros aspectos de la legislación colombiana en esta materia se hayan contemplados particularmente en la Ley 80 de 1989, mediante la cual se creó el Archivo General de la Nación, y se estructuró un marco para la ley reglamentaria y ordenación de los archivos públicos de Colombia, con miras a la preservación del Patrimonio Histórico. También podemos encontrar que hay un organismo que rige la política archivística en Colombia y custodia, resguarda y protege el patrimonio documental que conserva que es el Archivo General de la Nación.

Es importante anotar que la gestión documental es una de las preocupaciones que tiene toda empresa por la cantidad de documentos que se generan a diario como en la parte operativa como la administrativa allí podemos encontrar muchos problemas a la hora de visualizar y de la agilidad de encontrar la información requerida, estos problemas son:

1. Documentos duplicados
2. Capacidad de almacenamiento
3. Fallas en la seguridad de la información
4. Comunicación entre los empleados en la elaboración del documento

Por eso es importante adoptar un sistema de gestión documental para evitar todos los problemas, estos procesos no están sencillo y así lo evitaremos:

1. Pérdida de documentos
2. Evita la pérdida de tiempo
3. Colaboración de las diferentes áreas

Para evitar todos estos problemas que mencionamos anteriormente tenemos que generar un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación, seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.