EFECTIVO EN CAJA

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1.1.3.2 Corte de Caja. El corte de caja es el procedimiento por el cual se verifica diariamente los ingresos de efectivo a lo largo del día. Es recomendable que el corte de caja se realice al final del día, por una persona distinta a la que maneja los fondos.

Como resultado del corte de caja se puede obtener el Informe Diario de Caja, que se detalla en el apartado anterior, siempre y cuando se elabore en el momento que se realice el corte y con el formato diseñado para tal efecto.

El corte de caja tiene como propósito comprobar la veracidad de las operaciones realizadas, dicha comprobación se enfoca en los documentos fuentes y el efectivo recibido. Al detectar algún faltante o sobrante en el momento del corte de caja, debe procederse a realizar un Arqueo de Caja, el cual se presenta en el siguiente apartado.

1.1.3.3 Arqueo de Caja. Se llama Arqueo de Caja al recuento que periódicamente se realiza del efectivo existente en caja para comprobar si existe o no la debida concordancia entre dicho efectivo y el saldo que se presenta en los respectivos informes.

El Arqueo debe realizarse periódicamente y en forma sorpresiva, por una persona distinta a la responsable del manejo de fondos (contador, auditor interno, etc.), siguiendo el procedimiento que se detalla a continuación:

- Debe de hacerse en forma simultánea para todos los fondos previamente seleccionados, en función de la efectividad del control interno y su importancia relativa, para evitar la transferencia de efectivo entre ellos. Así mismo resulta conveniente que estos arqueos se lleven a cabo al mismo tiempo que se efectúa el recuento de documentos, títulos y valores fácilmente negociables para evitar sustituciones.

- Las personas que custodian los fondos deben de estar presentes durante todo el tiempo necesario para concluir el Arqueo. Al concluirlo, el auditor deberá obtener de dichas personas su firma de conformidad indicando que tales fondos son propiedad de la empresa, que son todos los que estaban en su poder a la fecha del Arqueo y que le fueron devueltos en su totalidad y a su entera satisfacción.

- En caso de no poder concluir el Arqueo en el mismo día, los fondos y valores deberán guardarse, para evitar su manipulación en cajas selladas por la persona que realice el Arqueo y la persona responsable de la caja. Las cajas deberán ser abiertas nuevamente para continuar el Arqueo, por las mismas personas que las sellaron.

- Si en el Arqueo se incluyen ingresos pendientes de depósito, se deberá de comprobar que se depositen al día hábil siguiente de su recepción, investigando las causas y justificaciones, en caso de que no haya sido así.

- Una vez terminado el Arqueo, la persona que lo realiza deberá comprobar en fecha posterior la adecuada contabilización de los documentos o comprobantes que hubieren formado parte del fondo y la reposición del mismo.

Formato utilizado para el Arqueo de Caja:

EMPRESA ABC, S.A DE C.V

Arqueo de Caja General

Fecha de Arqueo:

Nombre del cajero(a):

FONDO DE CAJA GENERAL

$ -

INGRESOS DEL DIA

Ventas al contado

$ -

Cobros

Otros Ingresos

Total de Ingresos

Representado de la siguiente forma:

EFECTIVO

Billetes de $

Billetes de $

Moneda fraccionaria

CHEQUES

BANCO____________________

BANCO____________________

MONEDA EXTRANJERA

Total Efectivo

RESUMEN

FONDO DE CAJA GENERAL

(+) Total de Ingresos

Sub-Total

(-) Total de Efectivo

Sobrante

$ -

Faltante

$ -

Habiéndose realizado el Arqueo de Fondos, hacemos contar que los fondos arriba indicados son propiedad del cajero a esa fecha, los cuales se devuelven íntegramente ya entera satisfacción del responsable de la custodia de los mismos, por lo cual firmamos conforme,

Firma de responsable de los fondos Firma de la persona que realizó el Arqueo

1.1.3.4 Sobrante y Faltante en Caja. En el manejo de dinero recibido a través del mostrador, inevitablemente ocurren errores al efectuar el cobro y la devolución de dinero. Estos errores pueden causar un faltante o un sobrante de caja al final del día, cuando se cuenta el dinero y se compara con la lectura de la caja registradora, en el corte de caja.

Registro de Faltante de Caja. Por ejemplo, suponiendo que el total de las ventas de contado registrado durante el día en la caja registradora asciende a $5,000.00 colones, pero en la gaveta de la misma hay $4,900.00 al momento de realizar el conteo. Será necesario entonces hacer el siguiente asiento para registrar las ventas del día y el faltante de $100.00 en caja.

Efectivo

$ 4,900.00

Cuentas por Cobrar

$ 100.00

Sobrantes y faltantes de caja

Ventas

$ 5,000.00

Para registrar faltante de caja encontrado este día.

La cuenta denominada Sobrantes y Faltantes de Caja se debilita con los faltantes y se acredita con los sobrantes. Si los faltantes de caja durante un período contable exceden a los sobrantes, la cuenta Sobrantes y Faltantes de Caja aparecerá con un saldo deudor y se liquidará contra la cuenta de Anticipo a Empleados con cargo al responsable del