Empresa Central Distribución Lagos S.A

...

3.- DESCRIPCION DE LA PROBLEMÁTICA

Definición del Problema

Los problemas definidos en la actualidad se encuentran en la bodega y la planificación del área de Proyectos y Mantención, ya que, estas sub áreas no se encuentran alineadas al sistema de planificación empresarial utilizado actualmente en la empresa CDL S.A.

Hoy el stock de bodega necesario para la realización de mantenciones o proyectos solo es controlado por un programa creado en Excel, el cual no está dando abasto y a su vez no se encuentra sincronizado con el ERP de CDL S.A.

La bodega, se encuentra mal abastecida de acuerdo a las necesidades inmediatas, ya que, no tiene control de los materiales más requeridos, menos requeridos, etc.

Tampoco se tiene un stock de seguridad, para cumplir con las necesidades de materiales ante la demora de proveedores o por aumento en las mantenciones.

No hay control de existencia en bodega, por lo tanto no sabe que entra, que sale de ella.

Procesos Afectados por el Problema Presentado en Bodega

- Proceso de adquisición, ya que no tiene el control de los materiales más utilizados, por lo tanto no se tiene control sobre los proveedores de estos.

- Demora de tiempo de planificación de los procesos, porque esta planificación depende de la obtención de los materiales para su realización.

- Tiempo de ejecución de mantenimiento, porque al no contar con el material no es posible su avance.

En cuanto a la planificación, esta solo se está realizando actualmente en las ocasiones de falla de alguna maquinaria y por lo tanto solo cuando es necesaria una reparación del equipo; lo cual genera un mayor gasto económico y a su vez la paralización provoca la detención productiva. Para evitar esto es necesario implementar una planificación de las mantenciones preventivas de los activos. Y así evitar el hecho de tener que detener un equipo de operación para realizar una reparación correctiva.

Es por ello, que al tratarse de un área específica de mantenciones, los costos y tiempos en reparaciones deben ser mínimos y con la utilización exacta de recursos. Es importante evitar la mala gestión de recursos, tanto humanos como materiales.

Procesos Afectados por el Problema Presentado en la Planificación

- La logística, porque una maquina menos es una maquina sin producción y esto hace retrasar los procesos.

- El tiempo de entrega al cliente, se vuelve más lento y por lo tanto no logramos su satisfacción, lo que podría gatillar en la pérdida de un cliente.

- Dejar procesos sin ejecutar por solucionar procesos en estados críticos, lo que significa que solo estamos trabajando para apagar incendios y no estamos avanzando hacia el logro de nuestros objetivos.

- Generación de gastos por horas extras, pedidos urgentes, no poder utilizar maquinaria por encontrarse en mal estado.

Objetivos que hubiesen permitido medir o corregir el problema

- Mejorar la eficiencia del departamento, disminuyendo costos y tiempos muertos.

- Aumentar la satisfacción del cliente.

- Disminuir costos de reparación en equipos e infraestructura.

4- ARQUITECTURA EMPRESARIAL DE LA SITUACIÓN ACTUAL[pic 4]

El departamento de mantenimiento en sus aéreas de acción y atención cuenta con infraestructura y equipos que se presenta a continuación:

[pic 5]

Arquitectura de procesos actual

El departamento de mantenimiento de esta empresa trabaja como si fuera una empresa externa, ya que dependiendo de las solicitudes ellos emiten presupuestos a las otras aéreas de la empresa o centros de costos.

En la etapa de presupuesto, el proyectista realiza una cubicación de materiales, mano de obra, colaciones estadías, repuestos a requerirse tiempo de ejecuciones.

Si el presupuesto es aprobado, planifica el trabajo a ejecutar realiza solicitudes de compra de materiales, coordina mano de obra y envía la planificación al área solicitante, si esto es aprobado se ejecuta el trabajo, posteriormente el cliente valida si el trabajo esta correcto y cumple sus expectativas se cierra el ciclo y firma orden de trabajo respectiva.

[pic 6]

Arquitectura tecnológica actual:

El sistema actual se basa en un sistema interno que es una base de datos ACCESS con la cual se generan los presupuestos y ordenes de trabajo, todo el sistema de compras se realiza a través del sistema ERP de la empresa de que es el JD EWARDS de la empresa Oracle.

Las solicitudes se realizan a través de otro software interno que se llama sistema de Ticket, el cliente envía su solicitud por correo o por teléfono al departamento de mantenimiento, posteriormente el Proyectista asignado, llena el formulario de solicitud a través del programa, al finalizar el proceso el proyectista entrega un numero de ticket al cliente el cual le servirá para hacer seguimiento a su requerimiento.

5.-MODELO DE LA SOLUCIÓN

Objetivos Planteados

Objetivo general:

Desarrollar mejoras en sistema empresarial para la bodega y planificación, permitiendo sincronizarlo con el ERP utilizado por CDL S.A.

- Mejorar la atención a clientes

- Implementar mantenciones preventivas que disminuyan tiempos muertos de equipos.

- Mejorar el funcionamiento del departamento de mantención.

Objetivo específicos:

- Establecer un sistema de abastecimiento de acuerdo a las necesidades inmediatas de la bodega.

- Seleccionar un control de existencias, para poder saber que entra y que sale de la bodega.

- Considerar la bodega y la planificación dentro del ERP utilizado por la empresa.

- Establecer KPI de mantenciones preventivas