En el presente informe se analizará de una manera sucinta pero con mucha responsabilidad, seriedad y criterio el proceso administrativo en el Área de Logística de la Municipalidad Provincial de Chiclayo

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A la vez, la Unidad de Almacén juega un papel determinante en el cumplimiento de metas y funciones en la Oficina de Logística al ser la encargada de la recepción, almacenamiento y su posterior distribución de los bienes a las diferentes Áreas u Oficinas de la municipalidad y su correspondiente disposición final luego de ser usados de ser el caso.

Cabe indicar que internamente la Oficina de Logística propiamente dicha, cuenta con una persona que realiza funciones secretariales, de trámite documentario y archivo; un responsable del Módulo de Logística del SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera) y otro trabajador encargado de la emisión de órdenes de servicios y compras.

- Detalle sobre la forma como se viene dirigiendo la Oficina de Logística

La dirección “consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad, mediante la motivación y la supervisión”

En tal sentido, en la oficina de Logística de la Municipalidad Provincial De Chiclayo, la dirección está bajo la responsabilidad del Jefe de Oficina, quien cuenta con tres trabajadores a su cargo que desempeñan diferentes funciones para el cumplimiento de los objetivos trazados.

Para tal fin, al inicio de cada semana laboral, es decir los días lunes a primera hora el responsable de la Oficina de Logística reúne a su personal para realizar la priorización de las labores semanales, encomendando a cada uno funciones y labores específicas que deberán desempeñar. Así mismo, motiva a los trabajadores para que realicen todas las consultas necesarias en el cumplimiento de sus funciones y unan sus esfuerzos, de tal manera que se lo haga de una manera eficiente. No obstante el jefe de oficina por sus actividades sale constantemente en comisión de servicios fuera de la ciudad durante la semana dejando acéfala al área.

- Flujograma de procesos

Para poder explicar el flujograma de procesos de la Oficina de Logística se ha tomado como ejemplo un proceso de contratación de un servicio.

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- Sistema de control aplicado en la Oficina de Logística.

Una de las fases más importantes del proceso administrativo es la de control. Tal como lo refiere el experto Alfredo Luna González al sostener su importancia “…porque detecta los vacíos que se dan en la planeación, organización, integración y dirección y determina las medidas correctivas para corregir las desviaciones detectadas.”

En tal sentido, en la Oficina de Logística, se pudo detectar que el control es muy deficiente, ya que no existen parámetros establecidos para realizarlo. Tan solo se pueden evidenciar las falencias cuando los requerimientos de las áreas usuarias no son atendidos en el momento oportuno imposibilitando el normal desarrollo de sus actividades o cumplimiento de sus metas.

Así mismo, se pudo observar que los expedientes administrativos no son tramitados dentro de los plazos establecidos acumulándose en dicha oficina por el trabajo desordenado debido muchas veces a que se tramitan expedientes con la documentación incompleta, evidenciándose falta de control por parte del responsable del área.

- Sistema de archivos

Sobre el sistema de archivos, se pudo observar que los expedientes administrativos concluidos en su procedimiento son archivados dentro del mismo ambiente físico de la oficina; no obstante de una manera no tan prolija ya que no se cuenta con un catálogo de archivadores y mucho menos no están plenamente identificados para una ubicación rápida y fácil.

- Problemática

En la Oficina objeto de nuestro estudio se pudo observar que el proceso administrativo tiene serias deficiencias en todas sus fases. No obstante, en las fases de organización y dirección es donde mayormente se hacen evidentes. Hay falta de directivas para que faciliten el procedimiento. Así mismo, el personal no se encuentra capacitado para realizar sus funciones a cabalidad. Se suma a esto la ausencia del responsable del Área por lo menos dos días a la semana generando un nivel de desconcierto y desatención en el recurso humano en relación a las tareas encomendadas.

- Conclusiones:

- Al finalizar todo este estudio de análisis podemos mencionar que en el área de la entidad seleccionada se realiza un proceso administrativo no óptimo en sus diversas fases. Tal es así que podemos mencionar las siguientes deficiencias.

- En la fase de planeamiento, que si bien es cierto que se programan las contrataciones mediante el Plan Anual de Contrataciones, es evidente que en el transcurso del año fiscal las diferentes área orgánicas realizan diversos requerimientos para ser atendidos con rapidez que regularmente por el monto se adquieren sin proceso de selección incrementando el trabajo y muchas veces postergando los procesos de contrataciones planificados y la atención con los bienes o servicios solicitados con anterioridad.

- Así mismo, se ha visto una sobre carga de labores en algunos trabajadores que lleva al agotamiento y en otros que tienen tiempo sobrante.

- El personal es motivado a laborar al inicio de cada semana pero el ausentismo del responsable del área conlleva a que la motivación vaya decayendo en el transcurso de la misma y se realice un trabajo deficiente.

- Como consecuencia de lo anterior el control es mínimo conllevando a un retraso de la tramitación documentaria por presentar expedientes incompletos y de esa manera no se cumple a cabalidad con las metas previstas en el área y también en las áreas usuarias.

- El proceso de administración se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores,