En este trabajo desarrollaremos la definición de control como función administrativa, como está conformado y sus funciones en las diferentes fases o procesos dentro de una organización

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Características del sistema de control eficaz

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- Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa puede inducir a la gerencia a no actuar cuando debería hacerlo o a reaccionar contra un problema que no existe. Un sistema de control preciso es digno de confianza y proporcionar datos válidos.

- Oportunidad: Los controles deberían llamar la atención de los gerentes en forma oportuna cuando se producen variaciones, a fin de prevenir efectos graves en perjuicios del rendimiento de una unidad.

- Economía: La operación de un sistema de control debe ser económica. Todo sistema de control tendrá que justificar los beneficios que aportan en relación con los costos que ocasiona.

- Flexibilidad: Los controles eficaces deben ser suficientes flexibles para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.

- Inteligibilidad: Los controles que son comprensibles para los usuarios carecen de valor. Por lo tanto, a veces es necesario sustituir los sistemas sofisticados por controles menos complejos.

- Criterios Razonables: Los estándares de control deberán ser razonables y susceptibles de alcanzar. Si son demasiado altos o no resultan razonables, su posible acción motivadora desaparece.

- Localización Estratégica: Los gerentes no pueden controlar todo lo que sucede en una organización. Sin embargo, aunque pudieran hacerlo, los beneficios no justificaran los costos.

- Énfasis en las excepciones: Los gerentes no pueden controlar todas las actividades, deben establecer sus dispositivos de control estratégicos donde estos puedan llamar su atención únicamente cuando se presenten excepciones.

- Criterios Múltiples: Gerentes y empleados por igual desearan producir una “buena impresión” en los criterios seleccionados con propósitos de control. Si la gerencia ejerce el control por medio de una sola medición, como las ganancias unitarias, los esfuerzos de trabajo se enfocarán únicamente en proyectar una buena imagen a la luz de ese estándar

- Acción Correctiva: Un sistema de control eficaz no sólo indica cuando se representan desviaciones significativas con respecto al estándar, sino que también sugieren qué medidas será convenientes tomar para corregir la discrepancia. Es decir, deberá señalar el problema y especificar una solución.

Los Sistemas de Control Ayudan a corregir errores y garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos. Todos los administradores hábiles desean disponer de un sistema de control adecuado y eficaz que les permita cerciorarse de que las cosas se hagan conforme a lo planeado.

- MÉTODOS DE CONTROL FINANCIERO

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El control financiero puede entenderse como el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa, enfocados desde distintas perspectivas y momentos, comparados con los objetivos, planes y programas empresariales, tanto a corto como en el mediano y largo plazo.

Dichos análisis requieren de unos procesos de control y ajustes para comprobar y garantizar que se están siguiendo los planes de negocio. De esta forma, será posible modificarlos de la forma correcta en caso de desviaciones, irregularidades o cambios imprevistos. El administrador o responsable de ejecutar el control financiero de una empresa u organización utiliza una serie de técnicas como apoyo y proceso de ejecución de su trabajo. Dichas técnicas se pueden aglutinar en tres grandes grupos:

- Los presupuestos

En términos de control financiero, los presupuestos son planes de resultados para un período futuro determinado. Normalmente hacen referencia a ingresos previos y gastos estimados.

Para que un presupuesto sea útil para el control financiero es indispensable contar con planes detallados, exhaustivos, objetivos, fiables y bien coordinados.

- Los análisis

Se utilizan para evaluar y revisar programas financieros. El valor de los análisis es que sirven para interrelacionar diversas áreas o departamentos y así conocer con antelación y detalle como unas determinadas decisiones económicas afectarán al resto. [pic 6]

Gracias a esta información es posible actuar en consecuencia y prever si vale la pena llevar a cabo una determinada operación, por ejemplo una inversión en marketing, valorando cómo va a afectar al resto de la empresa y si será necesario reforzar otras áreas, hacer una inversión suplementaria o llevar a cabo otros ajustes.

- Las auditorías

Aunque el término auditoría suele relacionarse con la detección de fraudes o de incumplimientos de la ley o normativa vigente, lo cierto es que la auditoría puede ser también una técnica de control de gran utilidad para elaborar una base crítica que sirva de refuerzo para tomar importantes decisiones estratégicas u operacionales de la organización.

Por lo general, las auditorías realizadas por entidades externas sí que se hacen con el objeto de comprobar que la fiscalidad o actividades de una empresa se ajustan a la ley. Mientras que las auditorías ejecutadas por la propia empresa están enfocadas a comprobar el estado de los activos o los posibles problemas de financiación con el fin de llevar a cabo, si procede, las medidas correctivas oportunas con tiempo suficiente.

MÉTODOS PARA EJERCER EL CONTROL FINANCIERO

Entre las principales técnicas y métodos que se utilizan para ejercer el control financiero son:

- Método comparativo: al comparar los balances generales de 2 periodos con fechas diferentes se pueden observar los cambios obtenidos en los Activos, Pasivos y Patrimonio de una organización en términos de dinero. Estos cambios son importantes porque proporcionan una guía a la administración de la organización sobre que está sucediendo, o como se están transformando los diferentes conceptos que integran la entidad económica. De igual forma la comparación de Estados de Resultados reflejan variaciones de las utilidades o pérdidas generadas durante el periodo en comparación.

- Método Grafico: análisis donde se representan gráficamente los resultados, a fin de ver tendencias, variaciones, desviaciones, etc. Los gráficos más utilizados son: las barras, los circulares y lineales.

- Método de Razones y proporciones Financieras: es el punto de partida para

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