Escuela de Auditoria Curso de Contabilidad V

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1. El Departamento de Compras tiene a su cargo el “abastecimiento” de materiales, los cuales debe adquirir a los mejores precios, mejor calidad, condiciones favorables de entrega, de crédito, etc. Las formas que utiliza este departamento son: solicitudes de compra, órdenes de compra y pago, cotizaciones, licitaciones, etc.

2. La bodega de materiales tiene a su cargo “La custodia” de los materiales, los cuales debe guardar ordenadamente para su rápida y fácil localización, tanto para su entrega a los centros productivos como para facilitar los conteos físicos. Las formas que utiliza este departamento son: requisiciones, libro de almacén, informe de material devuelto, ingreso a bodega, etc.

3. El departamento de Contabilidad tiene a su cargo “el control” del movimiento de los materiales, por medio de registros contables respectivos, los cuales son utilizados para proporcionar la información necesaria en forma adecuada, concisa y oportuna.

- CONTROL

El control significa: dirección, verificación o comprobación y vigilancia. En el control de inventarios se aprecian dos fases:

1. Control Operativo.

Comprende el movimiento físico del inventario y del mantenimiento de las existencias a niveles adecuados. El control operativo relacionado con Inventarios se refiere entre otras cosas, a que se compre solamente lo que se necesita, evitando de esta manera la acumulación excesiva, o que se fabriquen los artículos en la cantidad y tipo que convengan. Algunas de las técnicas que se utilizan son las siguientes:

a. Fijación de existencias mínimas y máximas.

b. Índices de Rotación

c. Control Presupuestal

d. Adecuada aplicación de criterios, especialmente, cuando existe especulación

2. Control Contable

Se refiere al registro apropiado, así como reporte de movimientos y existencias, tanto en unidades, como en valores, desde la concertación de la compra de materiales, hasta la entrega final al cliente del producto terminado, todo lo cual incluye problemas de control interno.

- CONTABILIZACIÓN

2.3.1 Principios para su contabilización

a. La compra, recepción, almacenaje o consumo de materiales, deben basarse en órdenes por escrito, autorizadas por un funcionario responsable.

b. Debe determinarse, cuando sea posible, la cantidad y costos de cada clase de materiales existentes.

c. Todo material que no ha de utilizarse de inmediato, deberá ser almacenado en un lugar seguro, para evitar deterior o pérdida.

d. Debe determinarse la cantidad y clase de materiales usados en la producción de un periodo determinado.

e. Las cuentas de costo e inventarios de materiales deben comprobarse por medio de cuentas de control en el libro Mayor General.

f. Los movimientos de materiales deben ser operados por dos personas, para así evitar robos y malos manejos.

2.3.3 Objetivos de su Contabilización

1. Controlar la cantidad y valor de materiales existentes.

2. Determinar la cantidad y valor de materiales utilizados en las órdenes de producción.

3. Resumir los costos de materiales recibidos y utilizados en la producción, datos necesarios para preparar estados financieros y de operación.

4. Prevenir pérdidas así como desperdicios, en el consumo de los materiales.

5. Evitar robos, así como fijar responsabilidades.

6. Prevenir exceso, insuficiencia o defectos en las existencias.

7. Establecer normas en el consumo y compras de materiales.

8. Registro correcto del costo de materiales usados en la producción.

2.4 INVENTARIOS

2.4.1 Métodos de valuación de inventarios

Conocer el costo de los materiales, de productos en proceso o productos terminados, que ha quedado en existencia en un periodo determinado, cuando gran número de ellos tienen precios unitarios diferentes, ha constituido siempre un grave problema para toda empresa. Ya que dicho costo tiene efectos inmediatos y futuros que deben ser debidamente analizados. Para la resolución de este problema han surgido diferentes métodos cuya utilización depende de la naturaleza de la empresa, así como del ambiente económico donde se desenvuelve.

El objetivo principal para seleccionar un método de valuación, consiste en seleccionar aquel que, de acuerdo a las circunstancias, refleje de manera más razonable los resultados del periodo. La selección del método de valuación de inventarios en una empresa industrial, constituye una labor profesional que involucre una clara decisión de carácter financiero. Para tomar esta decisión en primer término debe efectuarse un cuidadoso proceso de análisis y evaluación de las características peculiares de cada empresa, entre las cuales están:

1. La clase de industria

2. El ambiente económico en el que se desenvuelve.

3. La estructura de la organización

4. Los recursos humanos, económicos y materiales que posee.

5. El tipo de artículo que fabrica y forma de comercialización.

6. El grado de tecnificación o masividad de la producción.

7. Los planes de expansión de operaciones.

8. Los índices de rotación de inventarios.

9. Los niveles usuales de inventarios.

10. El sistema de control de inventarios, y

11. El sistema de determinación de los costos.

Tomando en consideración cada una