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Sus ventajas son:

- Facilitan anotar y procesar datos.

- Permiten organizar y reorganizar las tarjetas en orden alfabético, numérico, por zonas geográficas o por asunto de una manera más fácil, efectiva y eficaz.

3. Como se puede archivar lo siguiente:

- Recortes y catálogos pequeños:

Las revistas pueden guardarse en un archivador de tamaño legal. Se considera que en él cabe todo tipo de revistas, boletines, catálogos, etc. También pueden guardarse en estanterías, si son gruesas, en tal forma que se lean los datos que van en el canto o lomo. Pueden además, colocarse en muebles que permiten que sean visibles algunas partes de las revistas, como el nombre, etc. Todo depende de la disponibilidad de la oficina, la frecuencia con que se usan los materiales y la cantidad de los mismos.

Cuando la cantidad es grande, se recomienda llevar varios tarjeteros auxiliares: uno con el nombre de las publicaciones y otro con los temas o asuntos.

- Planos, mapas y registros semejantes:

Dos formas se usan más frecuentemente: en forma horizontal y enrollados. También hay aparatos especiales para colgarlos en bolsas protectoras. Existen muebles especiales para guardar los mapas enrollados. También se utilizan cajones y estanterías. Estos últimos tienen la desventaja de que no están protegidos.

La mejor forma para guardar los planos es usando muebles con gavetas especiales que permiten mantenerlos en forma horizontal.

- Películas, cintas magnéticas, etc. :

Se puede organizar digitalmente o también de forma física bajo el índice de: tema (asunto), nombre (alfabético), año de estreno (cronológico).

4. ¿Qué es correspondencia?

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

5. Explique la diferencia que existe entre correspondencia recibida, enviada e interna:

- Correspondencia enviada: Es la que remite a individuos o a organizaciones externas; se acostumbra a retener para los archivos por lo menos una fotocopia del orginal.

- Correspondencia recibida: Esta es la que recibe las organizaciones externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.

- Correspondencia interna: (interdepartamental) Es aquella correspondencia entre departamentos de la misma organización, como: memorandos, informes, circulares, avisos

6. ¿Por qué es importante la correspondencia de un individuo o empresa sea colocada junta?

Es importante reunir la correspondencia, de un individuo o empresa, en un solo lugar, de forma que al necesitarla, se obtenga dichos documentos de una forma más rápida y eficaz y no se dificulte buscar dicha información. Para ello es mejor utilizar una forma no dispersa y ordenada, así su búsqueda no tomará más tiempo de lo necesario

7. Describe los rótulos para gaveta de archivo o marbete:

Son tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas para titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas y en gran variedad de colores.

8. Describa lo que se quiere indicar con cada uno de los siguientes términos:

- Pestaña: Es la parte que sobresale en una carpeta, bolsa, funda, sobre, tarjeta, guía. Las Pestañas sirven para la identificación de la carpeta, éstas pueden estar puestas en distintos lugares llamados posiciones

- Guía de primera posición: Son cartulinas o cartones usados para separar distintos grupos dentro de una gaveta pero colocados en la parte izquierda de la gaveta de archivo. Son llamadas Guías principales porque indican las divisiones mayores.

Posición escalonada: Son cuando las distintas divisiones numéricas del archivo están ordenadas, las guías, de forma transversal, utilizando las 5 posiciones en que se encuentran divididas las pestañas de las mismas.

9. ¿Por qué es importante tener un procedimiento definido para los documentos que van a archivar?

Es necesario un procedimiento preciso de lo que se va archivar, ya que si no seguimos un protocolo adecuado, se nos es más fácil perdernos al archivar. Es decir, este proceso nos ayuda a ordenar, organizar y captar la información de una forma más rápida y efectiva.

10. Describa los pasos para el archivo de la correspondencia:

- Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.

- Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

- Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

- Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

- Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

11. Cuando se debe hacer una referencia cruzada en un documento:

Cuando estamos recordando algún concepto que hemos explicado en algún tema anterior solemos hacer referencia a ese capítulo, o también podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o gráfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automáticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no está en la página 3 sino en la página 4, la referencia se actualiza sola.

12. Explique el significado de la clasificación alfabética en el proceso de archivo:

Proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje las actividades que desarrolla la asesoría y, por otro lado, facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y por eso la organización del