GESTION resumen

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Un elemento clave de esa arquitectura organizacional es que la organización, el edificio organizacional, no dependa de un solo apoyo, de un solo líder. Como todo edificio, hay que asentar la organización en varias columnas de apoyo, una complementaria de la otra, sin que el edificio dependa de una de ellas en particular.

La arquitectura de una organización se ha de adaptar a sus propias características, del mismo modo que no todas las casas son iguales, sino que se adaptan a las características del terreno y a la filosofía que quiere impregnarles su diseñador.

Quizás el principio más importante es el respeto a la consistencia. Una organización debe apuntar en la misma dirección en todos sus puntos. Por ejemplo, no puede pretender ser centralizadora y descentralizadora a la vez.

Otros principios de arquitectura organizacional son: la clarificación de responsabilidades en cada puesto, la coherencia entre responsabilidad y autoridad, el respeto al ámbito de autoridad de los subordinados (no “cortocircuitar”), la designación clara de un jefe único y claro para cada persona, la limitación del número de subordinados directos a una cifra manejable, la fijación clara de objetivos anuales y plurianuales a cada persona por parte de su jefe, la coherencia entre los objetivos y los recursos, la evaluación formal del desempeño de cada persona al menos una vez al año, etc.

Modelo de gestión. El término modelo proviene del concepto italiano de modello. La palabra puede utilizarse en distintos ámbitos y con diversos significados. Aplicado al campo de las ciencias sociales, un modelo hace referencia al arquetipo que, por sus características idóneas, es susceptible de imitación o reproducción. También al esquema teórico de un sistema o de una realidad compleja.

El concepto de gestión, por su parte, proviene del latín gesĭo y hace referencia a la acción y al efecto de gestionar o de administrar. Se trata, por lo tanto, de la concreción de diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera. La noción implica además acciones para gobernar, dirigir, ordenar, disponer u organizar. De esta forma, la gestión supone un conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto, concretar un proyecto o administrar una empresa u organización.

Por lo tanto, un modelo de gestión es un esquema o marco de referencia para la administración de una entidad. Los modelos de gestión pueden ser aplicados tanto en las empresas y negocios privados como en la administración pública.

Esto quiere decir que los gobiernos tienen un modelo de gestión en el que se basan para desarrollar sus políticas y acciones, y con el cual pretenden alcanzar sus objetivos.

El modelo de gestión que utilizan las organizaciones públicas es diferente al modelo de gestión del ámbito privado. Mientras el segundo se basa en la obtención de ganancias económicas, el primero pone en juego otras cuestiones, como el bienestar social de la población.

M O D E L O S D E O R G A N I Z A C I O N

El papel de la organización administrativa es exactamente: contratar, agrupar, reunir y dividir el trabajo, es decir especializar, para que las actividades sean ejecutadas de la mejor manera posible.

Organizar es la función administrativa que se encarga de agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa. Agrupar las actividades involucra la reunión de las personas y recursos bajo la autoridad de un jefe. Así, la organización necesita lidiar con personas, organismos y relaciones de autoridad y responsabilidad. Para que los objetivos sean alcanzados, los planes ejecutados y las personas puedan trabajar eficientemente, es necesario agrupar adecuadamente las actividades y distribuir convenientemente la autoridad.

La organización administrativa sirve para agrupar y estructurar todos los recursos, personas y equipos, para alcanzar los objetivos deseados de la mejor forma posible. El objetivo de la organización es agrupar a las personas para que estas trabajen mejor en conjunto. La organización existe porque el trabajo a realizarse es imposible que lo haga una sola persona. De ahí, la necesidad de que muchas personas en conjunto ejecuten diferentes actividades, lo que conduce a un nuevo problema: la coordinación entre personas.

INSTRUMENTOS DE ORGANIZACIÓN: LO FORMAL Y LO INFORMAL

Los instrumentos se utilizan para representar la estructura de la organización, de modo que permita su rápida comprensión y facilite el análisis.

Lo formal se puede identificar con los elementos visibles, que pueden ser representados por medio de técnicas o modelos de modo tal que permita su rápida comprensión y facilite el análisis. Algunas de estas técnicas son:

• Organigrama

Una vez distinguidas las funciones de orden superior y las funciones básicas contenidas en cada una, la pregunta es si resulta necesario establecer algún mecanismo de coordinación entre las funciones de orden superior a los efectos de resolver cuestiones que tengan que ver con la asignación de recursos, con la resolución de conflictos entre las funciones y con la transmisión de grandes lineamientos relativos a las estrategias fijadas. La respuesta es que es necesario establecer una función coordinadora y de jerarquía superior a la que llamaremos, por ejemplo, gerencia

Este gráfico es un organigrama y muestra las funciones definidas y las líneas de autoridad y responsabilidad. Las líneas indican las relaciones de autoridad dentro de la escala jerárquica definida de la estructura de la organización.

Por ejemplo, toda el área que corresponde a la función básica de Ventas estará a cargo de una persona que ejercerá la autoridad conferida sobre las personas responsables de las funciones básicas de ventas por menor, depósito de productos terminados y distribución. Esto quiere decir que los responsables de cada una de estas funciones informarán al responsable de Ventas sobre la gestión de cada uno de ellos y recibirán órdenes del responsable de Ventas.

El organigrama se define y diseña desde la dirección (nivel superior) de la organización, y en muchos casos se participa a la línea media (nivel medio).

Se revisa y modifica en forma continua, en la medida en que ía organización cambie su estrategia y este cambio implique una modificación en su estructura, que debe trasladarse al organigrama para que quede representado.

• Manual defunciones

Determina