GUIA 1 ABASTECIMIENTO DEFINICIONES Y CONCEPTOS

...

REGISTRO DE PROVEEDORES:De la misma manera que en el punto anterior , se deben anotar básicamente los siguientes datos: Nombre de la empresa, domicilio, teléfono, giro a que se dedica, si es fabricante o distribuidor, nombre delos representantes , funciones; calificando también con la experiencia obtenida, en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago. La información de compras debe basarse en informaciones completas y amplias de todas las fuentes de abastecimiento.

REGISTRO DE CONTRATOS: En expedientes, deben conservarse las copias de los contratos, convenios y circulares que se han efectuado con los proveedores.

REGISTRO DE PRECIOS O COTIZACIONES.También se lleva un archivo de toda la lista de precios , cotizaciones, catálogos y circulares, procurando tenerlos actualizados y en orden( También se recomienda que sea por proveedores).

COMPRADOR O DEMANDANTE: Es una persona perteneciente a un departamento de la compañía, o bien, una autoridad de la misma, la cual conoce de la existencia de necesidades, cuando un departamento o una persona perteneciente a la Organización, realiza una requisicion de compra y la envia a los encargados o al Encargado de las compras.

VENDEDOR O PROVEEDOR: Es la persona que espera , por parte del comprador, una orden o pedido de compras para estudiarla y asi decidir si puede o no satisfacerla de manera conveniente, de acuerdo con las condiciones que propone el Comprador.

SERVICIO O MERCANCIA: Esta es la que provoca que se establezca una relacion entre el comprador vy el vendedor, ya que el comprador requiere de dicho objeto o servicio, para satisfacer sus necesidades y el proveedor es quien ofrece la entrega de la mercancia, a cambio de otro bien, el cual comunmente es dinero.

ACUERDO: Es un convenio que surge, por las relaciones que se establecen entre el comprador y el vendedor, donde se pactan estipulaciones o condiciones de compra-venta, como son la entrega y la recepcion, en el cual las dos partes se obligan a cumplirlo.

PRECIO: El precio es uno de los elementos mas importantes en la adquisicion de las materias primas, y el jefe de compras debe tratar de lograr los mejores precios para su empresa, sin desvirtuar los demas puntos. Es decir, sin afectar la calidad, cantidad o condiciones de pago, etc., esto en razon de que son tan importantes, como cualquiera de los puntos considerados en las adquisiciones.

CALIDAD:Es la que mejor responde a determinada necesidad.podemos deducir que la calidad de los materiales lo determinará el departamento de producción e ingeniería, pues es éste quien producirá los articulos que coloquen a su empresa en condiciones competitivas en el mercado.

CANTIDAD:Esta debe entenderse en los términos necesarios para no perder la continuidad de la producción, y de acuerdo con lo estipulado en la orden de compra. Señalando en su caso, la calendarización necesaria para entregas parciales, hasta lograr el total( cantidad ) pactado en el pedido.

CONDICIONES DE ENTREGA:Convención de que depende la ejecución de un contrato. Y entrega es una accion de entregar y entregar es poner en poder de otro alguna mercancia. En el hay una serie de elementos: TIEMPO, LUGAR, DISPONIBILIDAD, GARANTIA, PORCENTAJES

CONDICIONES DE PAGO: Es tambien una cláusula en la orden de compra y de que la depende la ejecucion de un contrato. Vale señalar, que en el momento en que el comprador y el proveedor firman una orden de compra, ésta se convierte automáticamente en un contrato de compra-venta formal para las partes que en él intervienen, y por consecuencia la condición de pago deberá cumplirse en los términos establecidos en la orden de compra.

LA REQUISICIÓN: Es un documento,mediante el cual solicitan los departamentos internos, los bienes y servicios que necesiten

TIPOS DE LAS REQUISICIONES

- DE MATERIALES; Normalmente surge cuando se está en el límite mínimo establecido.

- UTILIZACIÓN CONTINUA; Es cuando cuando se necesita un abastecimiento ininterrumpido, sin tomar en cuenta máximos o mínimos.

FACTORES PARA LA ELECCIÓN DEL PROVEEDOR

- a) Factores de Costo como: precio de artículos, costo del transporte, instalaciones, contribuciones, condiciones de liquidación.

- b) Fecha en la que se requiere la entrega del artículo.

- c) Factores característicos de los productos como: volumen, calidad, detalles, etc.

- d) Consideraciones Legales: garantías y en general, realizar la actividad de compras de acuerdo con las leyes correspondientes.

FACTORES A CONSIDERAR EN EL ANÁLISIS

a) Número de proveedores suficientes, que deben además, ser competitivos y confiables, ya que se pueden presentar diferentes tipos de competencia: de calidad, de precio, de tecnología, de servicio prestado, financiamiento, plazo, etc.

b) Tamaño de las instalaciones de los proveedores.

c) Ubicación de los proveedores, el que esté lo más cerca posible a las instalaciones de la Entidad, para así abatir el costo del transporte.

d) Comunicación entre los proveedores y los compradores.

DATOS DE LA SOLICITUD DE COTIZACIÓN

1. Datos de la empresa que efectúa el pedido de cotización de precios.

2. Nombre y domicilio del proveedor

3. Fecha de emisión

4. Número de solicitud de cotización

5. Número de solicitud de compra

6. Descripción de los materiales requeridos indicando cantidad y calidad.

7. Fecha límite para recibir la cotización del proveedor.

8. Nombre y firma del funcionario responsable del departamento de compras.

9. Precio unitario bruto y neto e importe total de la cotización.

10. Fecha exacta de entrega

11. Condiciones de pago

12. Firma del proveedor

La