INGENIERÍA EN NEGOCIOS Y GESTIÓN EMPRESARIAL.

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Tiempo

Es otro de los elementos claves, tanto el que es preciso invertir para lograr los objetivos como el momento idóneo de la misma y el tiempo que se emplea en las reuniones de modo que sea aprovechable.

- El tiempo de una reunión vendrá condicionado por:

- Los contenidos a tratar o el orden del día.

- El lugar de la reunión.

- Y los pactos.

El tiempo en que se realiza la convocatoria de la reunión es muy importante para el éxito de la misma, y ese momento/tiempo depende de muchas circunstancias:

- De que se trate de una reunión de trabajo y que deba realizarse en horario laboral o fuera de él.

- Que se sepa elegir el momento idóneo donde vaya la mayor cantidad de gente si así se requiere, por lo que es conveniente hablar con cada uno de los convocados para así ver las posibilidades de individuales y favorecer las colectivas.

- Y desde luego el interés de la reunión, que es el motivo de la misma.

También se debe considerar que la reunión solo se realizara si en verdad es necesaria, en la cual se deben tratar los temas de interés al principio para que así los convocados que no requieran permanecer en la reunión completa puedan regresar a sus labores.

Sabemos que existen circunstancias que salen de nuestras manos y por cualquier motivo la reunión puede extenderse, lo que se debe hacer es planificar la agenda, asignar a alguien que controle el tiempo de la reunión y discutir puntos fuera de la orden del día, estos puntos deben ser anotados y tomados en cuenta para futuras reuniones, por último se debe evaluar el resultado de la reunión al final de la misma.

El tiempo idóneo para llevar a cabo una reunión es alrededor de hora y media como máximo, pasando este tiempo puede provocar fatiga y cansancio y la reunión ya no llevaría a nada, puede haber excepciones en las cuales las reuniones se prolonguen por que los miembros son muy participativos.

Participantes

Una consideración obligatoria es la de las personas convocadas, su igualdad en cuanto a su procedencia o interés y su disparidad, sin olvidar sus funciones y actividades dentro de la empresa.

Es recomendable mantener un límite de participantes ya que demasiados puede desembocar en una reunión ineficiente, se dice que no más de diez participantes es recomendable para reuniones que pretendan resolver algún problemas, a partir de once a quince o hasta veinte participantes pueden ser requeridos para reuniones de formación de personal y pasar estos límites para reuniones informativas.

Mantener un número pequeño de participantes hará que la reunión sea más interactiva además de que tendrá un costo más bajo, en cambio más de veinte participante podría incurrir en una reunión que termine en desacuerdos y lo que menos se quiere es que existan ganadores y perdedores, pues la dirección de la reunión es llegar a acuerdos que beneficien a la empresa.

El jefe o aquella persona responsable de la reunión deberá coordinar la participación de todos los participantes convocados, procurara que todos intervengan de equitativamente aun cuando hay personas que tienden a participar menos y otras prefieren el protagonismo.

Los puntos de vista deben ser abiertos y las discrepancias deben formar parte de la reunión, en cualquier caso se deben evitar los enfrentamientos personales entre los participantes de la reunión, una vez tomado un acuerdo y resuelta una decisión, el resultado debe ser asumido por todos los participantes, incluso por aquellos que dentro de la reunión no han sido partidarios en ella.

Dentro de las reuniones de trabajo se deben considerar para su efectividad tres diferentes tipos de gente, los que saben, es decir, los que cuentan con la experiencia, las habilidades y el conocimiento, no deben faltar aquellos que están interesados, estos son el líder, puede ser el gerente de algún proyecto a discutir, algún cliente o simplemente gente que esté interesada, y finalmente deben considerarse los que pueden, quienes son los que pueden dedicar tiempo a la reunión.

Dentro de los roles que influyen en las reuniones debe existir algún miembro de la dirección que resuelva los conflictos relacionados con los recursos, también se debe considerar un facilitador, pues esta persona debe conducir la reunión, moderar las discusiones, así como de verificar que se esté cumpliendo con el tiempo establecido, se debe incluir un secretario el cual deberá tomar notas y realizar el acta de la reunión, dependiendo de la reunión a tratar existirá un coordinador y finalmente los participantes.

Temas a tratar

Es uno de los elementos claves a tratar en una reunión pues estos se plasmaran en la orden del día, los contenidos o los temas a tratar de una reunión estarán en función de:

- Los objetivos

- La empresa

- Las aportaciones individuales

Agenda

Se debe tener en cuenta que las reuniones le cuestan a la empresa por eso es importante llevar un control de estas, y la más eficaz es una agenda, la cual debe contener como mínimo lo siguiente:

- Preparar tabla de reunión. Incluir:

- Objetivo o propósito de la reunión.

- Fecha.

- Hora de inicio y término.

- Temas a tratar y orden de prioridad

- Tiempo asignado a cada uno de los temas.

- Responsable por tema.

- Participantes.

- Organizar los temas (asuntos similares a fin de que se traten de forma consecutiva).

- Considerar tiempo para generar ideas, debatir, tomar decisiones o lograr consensos, cerrar el debate.

- Se sugiere iniciar con un tema que unifique e integre al grupo, después incorporar los asuntos más difíciles y delicados, los que provocan discusión, diferencias y finalizar con otro tema que los integre.

Para ganar el interés de los participantes se les puede asignar algún tema de la agenda.

Se debe evitar fijar