Importancia de conservar determinadas comunicaciones de forma escrita.

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5- IMPORTANCIA DEL PROCESO PARA ARCHIVAR:

Para una buena organización de los documentos de una empresa, hay que organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario. El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia. Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil. Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento

6- CONCEPTOS BASICOS PARA ARCHIVAR:

Archivo: En términos computacionales Es una colección de datos que tiene un Nombre y se almacena regularmente en Un disco o en una cinta. Datos: Los elementos individuales de Los archivos se llaman datos o campos. Por ejemplo un cheque de un banco Tiene los siguientes campos: Cuenta Habiente, Numero de cheque , Fecha, Persona a la que se le paga, Monto Numérico, Monto con letra, Nota, Identificación del banco, Número de

Cuenta y Firma. Registro: Es el conjunto completo de datos relacionados pertenecientes a Una entrada, como un cheque de Banco. Cada campo tiene su longitud y tipo. * Texto Tipos de archivo Por contenido * Binarios Archivos de texto: Son aquellos que Pueden contener cualquier clase de datos y de tal manera que son “entendibles” por La gente. Los datos en un archivo de texto Se almacenan usando el código ASCII, En el cual cada carácter es representado Por un simple byte. Debido a que los Archivos de texto utilizan el código ASCII, Se pueden desplegar o imprimir. Archivos Binarios: Son aquellos que almacenan los datos numéricos con su representación binaria. Pueden ser archivos que contienen instrucciones en lenguaje máquina lista para ser ejecutados. Por ejemplo, cuando escribimos un programa en un lenguaje en particular (como C++, Pascal, Fortran, etc.), tenemos las instrucciones almacenadas en un archivo de texto llamado programa fuente, pero una vez que lo sometemos a un proceso de compilación y ejecución nuestro programa lo trasladamos a un programa ejecutable (en lenguaje máquina), que es directamente entendido por la computadora y se crea un archivo binario.

7- PASOS EN EL PROCEDIMIENTODE ARCHIVOS:

Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar su duración. Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de las computadoras hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en importancia. Si sabes cómo hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora gestione los documentos actuales de manera más eficiente.

8-INSPECCIONAR:

Examinar, reconocer atentamente una cosa:

Inspeccionar las cuentas.

'inspeccionar' aparece también en las siguientes entradas: Campista - fiscalizar - supervisar – visitador.

9-CLASIFICACION:

Es la acción o el efecto de ordenar o disponer por 9clases.

En diferentes deportes, es un término usado para ordenar el orden de los competidores y, por extensión, es usado como sinónimo de promoción a una etapa superior en una competición.

10- MODIFICACION:

La de la modificación es una acción que utilizamos con frecuencia los seres humanos y que consiste en transformar, reformar, cambiar, alterar determinadas condiciones o características de las cosas pero sin por ello atentar contra el alma, la esencia que distingue a esa cosa.

La intencionalidad de modificar algo puede producirse como consecuencia de querer paliar un error, corregir algo, o simplemente aplicar una innovación sobre la cuestión modificada.

11-DISTRIBUCION:

La distribución es aquel conjunto de actividades, que se realizan desde que el producto ha sido elaborado por el fabricante hasta que ha sido comprado por el consumidor final, y que tiene por objeto precisamente hacer llegar el producto (bien o servicio) hasta el consumidor. La distribución comercial es responsable de que aumente el valor tiempo y el valor lugar a un bien. Por ejemplo, una bebida refrescante tiene un valor por su marca, imagen etc., la distribución comercial aumenta el valor tiempo y valor lugar poniéndola a disposición del cliente en el momento y lugar en que la necesita o desea comprarla.

12- ARCHIVO:

Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y clasificados que producen una institución, personalidad, etc., en el ejercicio de sus funciones o actividades.

"sabemos que en el archivo real de Toledo se guardaban las actas de los concilios precedidas del discurso inaugural del soberano" Mueble o caja que sirve para guardar documentos o fichas de manera ordenada.

13-CONFORMACION DE EXPEDIENTES:

Manejo de la Correspondencia y Conformación de Expedientes , Circulares Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por escrito.

Memorandos

Son comunicaciones internas que se utilizan para impartir información, orientaciones y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdo con el contenido puede generar una respuesta escrita.

Actas Administrativas

Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión

Constancia

Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

Certificados

Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma.

Conformación de Expedientes La conformación de un expediente laboral o de un archivo que haga constar los detalles de relación laboral entre empleado y empleador es un proceso de creación y compilación de documentos, en el que