La reingeniería es cambiar radicalmente el diseño de un proceso, llevando a cabo un cambio total.

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Por esto el benchmarking se convierte en una herramienta fundamental de búsqueda externa o interna de ideas y estrategias, para este caso presentado se analizaron los procesos de despacho de pedido de empresas destacadas para presentar el mejor cambio radical al caso presentado.

- Etapa 4: “Diseño”

Para el caso presentado, el despacho de pedidos se da desde un cliente que hace el pedido hasta que se le entrega la mercadería, se recomienda un cambio radical desde el inicio del proceso:

- Que el precio de los productos sean estandarizados.

- Tener proyecciones de la demanda de productos para poder ofrecerle el producto esperado al cliente.

- Los pedidos se hacen mediante una aplicación por medio de computadora, para que los datos puedan ser analizados con mucha más facilidad, en donde se pueda verificar rapido el estado de crédito de los clientes, y de igual manera se pueda asignar al cliente la cantidad de productos que solicitó.

- Una vez ha pasado las etapas de verificar el crédito y existencia de inventario suficiente para abastecer las necesidades del cliente, se procede a facturar.

- Luego de facturar, la orden pasa directa y automáticamente al centro de distribución el cual se encarga de preparar el pedido, programar la ruta y entregar el número de factura a la persona que llevará el pedido al cliente.

- El transportista sale a entregar el producto, y se entrega la factura como validada, en donde el pedido ya está conformado, y la factura cierra su ciclo.

Se han eliminado ciertas actividades que no agregan valor en la situación actual, tales como largas esperas en cada etapa verificando que estén correctos los datos, o asignando precios.

- Etapa 5: “Construir”

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Recursos Necesarios:

- Para que el nuevo proceso funcione correctamente es necesario tener recursos como:

- Software de almacenamiento de información en línea,

- Aparatos para los vendedores que les permita conectarse al sistema al momento de tomar la orden del cliente y para los transportistas para confirmar una entrega.

- Ordenadores para los departamentos de ventas, finanzas, bodega y centro de distribución.

Responsabilidades:

El encargado de servicio al cliente en despacho de pedidos, y sus colaboradores, deben estar pendientes de cómo se están llevando a cabo cada una de las actividades en el proceso, llevando reportes en donde se puedan observar los estados de cada pedido, las órdenes que están ingresadas al sistema, las que están bloqueadas por crédito, las que han tomado inventario, las que están facturadas, las anuladas, y las entregadas al cliente.

Es necesario que cada departamento involucrado tenga un líder que gestione el cumplimiento correcto de las actividades dentro de su respectiva área.

- Etapa 6: “Puesta en práctica”

Explicación y razonamiento del cambio.

Se asignó un solo vendedor encargado de tomar el pedido, verificar la existencia de lo que el cliente ordena, y registrar el inventario por medio de un software, con el motivo de reducir el margen de error que se da cuando los pedidos son tomados y registrados por varias personas.

Las tareas realizadas en la parte de finanzas, ventas e inventarios se unieron para reducir considerablemente la cantidad de documentación generada en cada pedido, optimizando los esfuerzos hacia los pasos necesarios en cada orden de compra, eliminando algunos trámites inútiles.