Manual de organizacion y funciones de un hotel

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Se encuentra ubicado dentro el Área de división cuartos, este reporta al Gerente o Jefe de recepción.

El capitán de botones es auxiliado por un segundo capitán o encargado de turno, bajo su mando se encuentran los botones, los porteros y en algunos casos los acomodadores o valet (choferes para estacionar vehículos).

Este departamento al igual que Recepción debe dar servicio las 24 horas del día y se divide por turnos de 8 horas

El departamento de Bell Boys es uno de los más importantes para el hotel por las siguientes razones:

- Cuando un huésped llega al hotel, los empleados del departamento de Bell Boys son los primeros en atenderlo, y por lo tanto influyen en gran medida, pues son la primera imagen del servicio del hotel.

- Cuando el huésped se va del hotel, los empleados de este departamento son los últimos en atenderlo y ejecutan una labor importante al evaluar si el cliente se va satisfecho de todos los servicios.

- Gracias al buen servicio del capitán, del botones (Bell Boys) y del portero, el hotel elevara su prestigio.

- Los empleados de este departamento ayudan a incrementar las ventas al sugerir servicios al huésped.

- Los empleados del departamento también ayudan al realizar funciones como vigilantes, reportando las anomalías que puedan poner en peligro a los huéspedes o al hotel.

- El servicio a grupos y convenciones puede ser mucho más adecuado, gracias a los empleados de este departamento.

- Los botones (Bell Boys) ayudan al hotel en el trabajo de correo departamental. Según su estructura, cada hotel tiene su propio organigrama del departamento de Bell Boys.

CAPITÁN DE BELLBOYS

Responsable, ante el gerente de división cuartos, de los siguientes empleados: bellboys, porteros, pajes y chóferes Entre sus obligaciones se encuentran las siguientes:

- Selecciona, entrena y supervisa al personal de su departamento.

- Responsable del montaje y el pedido de artículos indispensables en el departamento.

- Distribuye tareas entre sus empleados según el sistema de rotación.

- Verifica que su personal reúna los requisitos indispensables de aseo.

- Recibe y entrega pendientes del turno.

- Atender los teléfonos de departamento

- Anotar en su reporte todos los tipos de servicios que desempeñó el departamento: entradas, salidas, cambios, envíos a cuartos, etc.

- Verifica salidas de caja y llaves a la salida de los huéspedes.

- Controla la entrada de grupos, marcando y distribuyendo el equipaje, así como guiando a los clientes a sus cuartos.

- Es responsable de verificar pagos de cuentas en grupos y convenciones, así como de entregar las llaves.

- Firma y pasa salidas a recepción.

- Controla en su reporte las entradas de poco equipaje.

- Reparte propinas de grupos, anotándolo en el libro correspondiente.

- Asigna estaciones a los bellboys.

- Controla la guardería de equipaje.

- Controla y supervisa las llaves de los autos de los clientes.

- Supervisa las unidades de transporte (camionetas, jeeps, etc.).

- Controla el transporte al aeropuerto.

- Supervisa el funcionamiento de elevadores y escaleras eléctricas.

- Supervisa periódicamente la limpieza del lobby.

- Elabora el reporte semanal de asistencia.

- Elabora la programación de descansos y vacaciones de su personal.

- Otorga permisos y aplica suspensiones con autorización del jefe inmediato.

- Hace juntas periódicas con el personal de su departamento para información, entrenamiento o corregir errores.

- Conoce todos los servicios del hotel y da información a los clientes.

- Atiende personalmente en entradas, salidas u otros servicios, a "VIPS" o atenciones especiales.

- Conoce todo lo relativo a la ciudad de puno y sus atractivos turísticos.

- Informa a su jefe inmediato los comentarios de los huéspedes referentes al buen o mal servicio.

- Elabora los letreros de eventos.

- Controla los materiales usados: papelería, carretillas, etiquetas, etc.

- Supervisa el trabajo de los chóferes que estacionan autos de clientes.

- En algunos hoteles controla la llave maestra.

BELLBOY

Depende directamente del capitán de bellboys. En Hoteles pequeños, su jefe inmediato es el recepcionista en turno. Entre sus obligaciones se encuentran las siguientes;

- Debe presentarse a su trabajo en forma puntual y debidamente aseado.

- Debe tratar con cortesía y amabilidad a los huéspedes.

- Cuando el huésped entra, lo ayuda con su equipaje hasta la habitación, supervisando dicha habitación, acomodando el equipaje adecuadamente y dando información de los servicio en el cuarto.

- Conoce y promueve los servicios del hotel.

- Realiza cambios de cuarto, previa autorización del recepcionista.

- Acompaña al cliente cuando éste se va, verificando el pago de la cuenta y la entrega de la llave.

- Supervisa, a la salida del cliente, algún deterioro del cuarto.

- Conoce los atractivos turísticos de la ciudad y las distancias aproximadas a otros lugares.

- Lleva flores, telegramas, recados, etc., a las habitaciones de los clientes.

- Lleva telegramas y paquetes fuera del hotel.

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