Mencione los elementos clave en la definición de la planificación y control integral de utilidades.

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Describa, a grandes rasgos, un enfoque útil que podría adoptar una administración para evaluar las variables pertinentes que afectan a la empresa.

La actividad de la administración, en su etapa de planeación, se ha vuelto más importante en la actualidad, debido a:

- la globalización en la que se encuentran muchos países ante el desarrollo tecnológico

- la economía cambiante

- el crecimiento acelerado de las empresas

- el desarrollo profesional y la disponibilidad de información relevante que se posee actualmente en las empresas.

La administración se hace necesaria por diferentes motivos:

- para prevenir los cambios del entorno, de suerte que anticipándose a ellos sea más fácil la adaptación de las organizaciones y se logre competir exitosamente en estrategias.

- para integrar los objetivos y las decisiones de la organización.

- como medio de comunicación, coordinación y cooperación de los diferentes elementos que integran la empresa.

Explique, en términos generales, el enfoque participativo para desarrollar planes de utilidades, para un centro o área de responsabilidad en una empresa de tamaño mediano.

En el supuesto de que exista una presupuestación participativa y que ya haya recibido las instrucciones de la administración ejecutiva, el gerente de cada área de responsabilidad iniciará inmediatamente las actividades, dentro de la misma, para desarrollar un plan estratégico de largo alcance (digamos, a cinco años) y, en armonía con dicho plan a cinco años, un plan táctico de utilidades de corto plazo (un año). Una fuente centralizada, normalmente la función financiera, deberá suministrar cierta información relativa a los formatos y procedimientos aplicables, con el fin de establecer el formato general, el grado de detalle y otros requisitos pertinentes de procedimiento y formato que son esenciales para la incorporación de todos los planes de las áreas o centros de responsabilidad en los planes globales de utilidades de la compañía como una sola unidad. Toda esta actividad debe coordinarse entre los distintos centros, de conformidad con la estructura organizacional.

A medida que se formulan y completan los dos planes de utilidades, debe iniciarse el proceso de aprobación, el cual implica la aprobación, la no aprobación o la modificación, basándose ya sea en: a) la acción de la administración ejecutiva o b) la presentación y justificación, por parte de los gerentes de las áreas de responsabilidad, ante el nivel inmediato superior de autoridad.

Este último proceso de aprobación se emplea con frecuencia debido a los numerosos beneficios que reporta. Este proceso de aprobación, en su punto culminante, exigirá que el gerente de cada área de responsabilidad sea programado para que presente a la administración ejecutiva sus planes, acompañados de las justificaciones que los soporten. Cada miembro del grupo de la administración ejecutiva deberá recibir una copia de los planes de los distintos centros para que los estudien antes de la presentación final.

El gerente de cada área de responsabilidad tiene la oportunidad de hacer una presentación completa de los planes, permitiéndosele que miembros de su personal de asesoría, o de línea, le auxilien en su presentación. Después de la junta, deberá tenerse una plática a fondo, sobre una base de “quita y pon”, en la que participarán los miembros del grupo ejecutivo y el gerente del centro de responsabilidad. Los propósitos primordiales de la presentación y de las pláticas que tengan lugar son: 1) dar al gerente del área de responsabilidad plena oportunidad para “vender” sus planes a la administración ejecutiva; 2) conceder a los empleados del comité ejecutivo la oportunidad de discutir entre ellos, y con el gerente responsable, todas las repercusiones y supuestos pertinentes implícitos en los planes, y 3) desarrollar el mejor plan posible que puedan concebir los talentos combinados de todo el grupo, incluyendo al gerente del área involucrada.

Tal vez de estas pláticas salga alguna modificación de los planes, o bien, los planes quizá

se consideren idóneos en todos sus aspectos importantes. Es notable la forma en que este enfoque vigoriza la comunicación, la coordinación y el reforzamiento positivo.

Explique a grandes rasgos el concepto del presupuesto flexible de gastos.

El presupuesto flexible de gastos se conoce también como presupuesto variable, presupuesto de escala móvil, presupuesto de control de gastos y presupuesto por fórmulas. El concepto de presupuesto flexible se aplica exclusivamente a los gastos. Es algo completamente diferente al plan de utilidades, pero se usa para complementarlo. Muchas compañías no emplean procedimientos de presupuestos flexibles. En cambio, otras integran la planificación de utilidades y los procedimientos del presupuesto flexible.

Los presupuestos flexibles suministran información realista acerca de los gastos que permite

calcular las cifras presupuestales para distintos volúmenes de producción o tasas de actividad en cada área de responsabilidad. Para hacer estos cálculos, el presupuesto flexible se vale de una fórmula para cada gasto en cada centro de responsabilidad. La fórmula ofrece la relación de cada gasto con la producción (volumen de trabajo) en el área de que se trate. Cada fórmula comprende un factor constante del gasto y una tasa variable para el mismo gasto.

Indique qué diferencia hay entre el enfoque de los presupuestos periódicos y el enfoque del presupuesto continuo

El presupuesto continuo es esencial para lograr un control efectivo. El uso de este método establece explícitamente los tiempos y la frecuencia del proceso de re planificación, aunque en ocasiones la continua modificación de los planes, para tomar en cuenta eventos menores y emergencias, tiende a destruir la credibilidad del plan y dañar la seriedad con la que los gerentes atienden los planes durante su desarrollo e implantación; mientras que el presupuesto periódico es más propio de las grandes empresas y bien administradas, ya que tienen muchos años de experiencia con los programas de planificación y control de utilidades, y han encontrado que debe emprenderse la re planificación formalmente y en amplia escala,