PROCEDIMIENTO ABASTECIMIENTO Y LOGISTICA 2017

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ORDEN DE COMPRA

Es un documento SAP que emite el Analista de Abastecimiento para solicitar mercaderías o servicios al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, fecha de entrega, entre otros campos.

Por lo general, la Orden de Compra menciona el lugar y fecha de emisión, el nombre y domicilio del comprador y del vendedor, detalles de las mercaderías o servicios solicitados, condiciones de pago y entrega.

Es importante aclarar que es un documento formal dentro de la compañía.

La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el Analista de Abastecimiento se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el Analista, para demostrar qué mercaderías o servicio ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de entrega y facturación.

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LIBERACION ORDEN DE COMPRA

Acción referida al proceso de aprobación de documentos. Tiene asociada las denominadas Estrategias de Liberación que definen los niveles de aprobación según monto asignado, que serán procesados para dar por aprobado un documento.

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ENVIO OC A PROVEEDOR

Acción mediante la cual el Analista de Abastecimiento le solicita formalmente la adquisición de materiales o servicios al proveedor, respaldando está a través del documento oficial denominado Orden de Compra firmado por los responsables, comprometiendo así valor, tiempo y lugar de entrega.

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DESPACHO DE PROVEEDOR

Si se trata de la adquisición de materiales el proveedor procede a la clasificación de la mercadería contenida en cada uno de los ítems de la orden de compra y posterior despacho con la documentación respectiva (Guía de Despacho) a nuestras dependencias según corresponda.

Si se trata de la adquisición de servicios, el proveedor coordina la ejecución de lo acordado en la negociación previa a la Orden de Compra establecida con el solicitante, cumpliendo con los parámetros establecidos.

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HEM O HES

Luego de la validación de los materiales con los documentos o la ejecución del servicio, el responsable deberá realizar el ingreso en SAP para emitir la Hoja de Entrada de Materiales (HEM) u Hoja de Entrada de Servicio (HES) y cerrar el flujo de ingreso.

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ENVIAR HEM O HES A PROVEEDOR

Acción mediante la cual el Analista de Abastecimiento le hace envió del documento oficial de recepción denominados HEM para materiales o HES para servicios, al proveedor para proceder a la facturación.

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FACTURACION

Documento con el cual el proveedor procede con el cobro de los materiales o servicios entregados a la compañía, este documento tiene que referenciar la numeración de la HEM o HES según corresponda, junto con la Orden de Compra para que sea aceptada y entre al proceso de contabilización.

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CONTABILIZACION

Acción mediante la cual se contabiliza la factura previa validación de documentos antecesores, tales como recepción (HEM o HES), Orden de compra. De esta forma el documento queda habilitado para pago.

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PAGO DE FACTURAS

Los documentos que entran en proceso